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Informe 2002

Para la presentación de los resultados de este Grupo de Trabajo se ha tenido muy en cuenta la experiencia anterior y las Conclusiones a que se llegó tras la reunión de 21 de junio de 2001 en Sevilla (reunión previa a la exposición de actividades ante los miembros de la CAU).

INTRODUCCIÓN

El Grupo de Trabajo de Identificación y Valoración de Series Administrativas lleva en funcionamiento varios años. Desde el inicio de su actividad, tras las I Jornadas en 1994, su objetivo es: el estudio de series documentales generadas por la Universidad para su identificación y valoración y, posteriormente, consensuar en lo posible propuestas de conservación. (calendario de conservación). Cada uno de estos estudios se materializa en una Propuesta de Identificación y Valoración de Series, siguiendo un modelo de ficha descriptiva común.

EL MÉTODO DE TRABAJO

El sistema de trabajo ha sido el mismo que se expuso en las VII Jornadas, e idéntico para los dos subgrupos en que en un principio se estructuró: Gestión Académica y Organización de la Docencia y Gestión de Personal Docente; sólo ha variado el calendario de trabajo, que se ha adaptado a las circunstancias de sus miembros:

1. Remisión por parte de cada una de las universidades que integran el Grupo de Trabajo de una relación con las series documentales identificadas en su archivo correspondientes a las áreas de estudio de Gestión Académica y Organización de la Docencia, y a Gestión del Personal Docente.

2. Una vez conocidas las series documentales en las diferentes universidades, cada miembro del Grupo eligió una serie a estudiar.

3. Se elaboraron sendos calendarios de trabajo y se estableció un período de estudio.

4. Elaboración de las Propuestas por cada Universidad y remisión a todos los miembros del subgrupo de trabajo.

5. Análisis de las series enviadas por todos los miembros del Grupo de Trabajo, a razón de una cada dos semanas o una cada mes (según los casos), mediante comentarios, sugerencias, alegaciones, etc., principalmente por correo electrónico. Hay que recalcar que esta fase de trabajo ha sido sumamente importante y que el compromiso de pertenecer al Grupo implicaba participar en estas tareas.

6. Una vez recibidos los comentarios, la Universidad responsable de la propuesta realizaba las modificaciones pertinentes, enviando, “vía correo electrónico”, un fichero con la propuesta “actualizada” y fecha de la actualización, y un mensaje justificando las razones de los cambios efectuados.

7. Estas series se iban a colgar en la web de la CAU los días previos a las Jornadas, como resultado del trabajo de Grupo y se hará en cuanto sea posible. Se mantendrán en la web durante los meses siguientes, dentro de un plazo estipulado, para que todos los miembros de la CAU puedan realizar sugerencias, con la esperanza de que las Propuestas de Identificación y Valoración se eleven a definitivas en la siguiente reunión del Pleno.

ESTRUCTURA Y COMPOSICIÓN DEL GRUPO

A lo largo de estos últimos meses la estructura y composición del Grupo ha experimentado varios cambios y alteraciones.

En el momento de celebrarse las VII Jornadas (Sevilla, 2001) el Grupo de Identificación y Valoración, dado el número de universidades que lo componía (12), se había estructurado en dos subgrupos:

- El Subgrupo de Gestión de Personal 
- El Subgrupo de Gestión Académica y Organización de la Docencia

Tras las Jornadas de Sevilla (VII), al considerarse que el tema de la identificación y valoración de series era lo suficientemente importante como para la continuidad del Grupo de Trabajo, se planteó mantener los dos subgrupos ya existentes y abrir un plazo de tiempo (desde la finalización de las Jornadas hasta el 15 de julio) para que las personas interesadas en participar en el mismo confirmaran su voluntad de continuar o de inscribirse.

Así, a 20 de julio de 2001 el Subgrupo de Gestión Académica y Organización de la Docencia quedaba integrado por:

- Pilar Gil, Universidad de Castilla-La Mancha
- Mª Dolores Sánchez, Universidad de Jaén
- Lidón París, Universitat Jaume I
- Montserrat Vilalta, Universitat Politècnica de Catalunya
- Mª Dolores Moyano, Universitat Rovira i Virgili
- Ascensión Mateos, Universidad de Valladolid

En tanto que el Subgrupo de Gestión de Personal se componía de:

- Carmen de la Peña, Universidad de Alcalá
- Caridad Moreno, Universitat Miguel Hernández
- Teresa Valdehita, UNED
- Pedro Olassolo, Universidad Pontificia Comillas
- Elvira Sanmillán, Universidad Rey Juan Carlos
- Carmen Rosell, Universidad de Salamanca
- Mª Ángeles Díez, Universidad de Valladolid
- Ana Gascón, Universidad de Zaragoza

La Coordinación General del Grupo quedó a cargo de Pedro Olassolo, así como también la del Subgrupo de Gestión de Personal, en tanto que la del Subgrupo de Gestión Académica y Organización de la Docencia fue asumida por Pilar Gil.

Aunque el método de trabajo planteado era el mismo para los dos subgrupos, éstos comenzaron funcionando con bastante autonomía, siendo fijado el calendario de trabajo de cada subgrupo en el seno del mismo, amoldándose a las necesidades y ritmo de trabajo que se estuviera llevando por sus miembros y coordinador o coordinadora.

Pronto comenzaron a producirse bajas debidas a diversos motivos. A principios de enero de 2002 el Subgrupo de Gestión de Personal había quedado reducido a sólo dos personas, en tanto que el de Gestión Académica y Organización de la Docencia permaneció más estable y mantuvo a 5 de sus integrantes iniciales.

Dado que todos los miembros que aún quedaban habían elaborado sus respectivas propuestas de identificación y valoración, tanto en un subgrupo como en otro, e iba a comenzar la fase de estudio de las propuestas de otros compañeros y comentarios a las mismas, se optó por reunificar el Grupo y adaptar el calendario de trabajo a la nueva situación.

De este modo en estos meses se han estudiado y sacado adelante 7 nuevas propuestas de identificación y valoración:

- Actas de doctorado (Universidad de Castilla-La Mancha)
- Expedientes de premios extraordinarios de doctorado (Universidad de Jaén)
- Expedientes de mención de doctorado europeo (Universitat Politècnica de Catalunya)
- Expedientes de creación de centros, departamentos e institutos (Universidad de Valladolid)
- Exámenes y otros trabajos de evaluación académica (Universitat Jaume I)
- Expedientes generales de contratación de personal docente (Universidad Pontificia Comillas)
- Expedientes personales de profesorado no numerario (Universidad de Valladolid)

El 7 de enero de 2002 ya se habían elaborado todas las propuestas. Desde ese día hasta el 14 de abril se abrieron plazos de 2 semanas para el estudio común, aportación de comentarios y sugerencias a cada una de las propuestas. Posteriormente, entre el 15 y el 30 de abril se procedió a incorporar los comentarios formulados a cada una de las propuestas de identificación y valoración y a redactar la propuesta que ha sido presentada al resto de los miembros de la CAU.

El calendario de trabajo concluía con una última fase: colgar las propuestas en la página web de la CAU a partir del 30 de abril para su conocimiento general y aprobación en las VIII Jornadas, fase que quedó pendiente hasta que ésta pudiera actualizarse.

LAS PROPUESTAS REDUCIDAS

A lo largo del curso 2000-2001, y recogiendo una propuesta realizada en las VI Jornadas (Córdoba, 2000) por el Secretario de la CRUE, Félix García Lausín, se creó dentro del Grupo de Trabajo una Comisión cuyo trabajo consistió en la elaboración de Propuestas Abreviadas de Identificación y Valoración de Series a partir de las Propuestas “extensas” aprobadas por la CAU. 15 de estas Propuestas reducidas, en formato pdf pueden consultarse desde el año pasado en la página web.

Cumplida esta finalidad, el trabajo de esta Comisión se dio por concluido y se acordó que, a partir de entonces, serán los autores de las propuestas extensas (y, en su defecto, otros miembros del Grupo) los que se ocuparán de elaborar las propuestas abreviadas y de colgarlas en la página web.

Tras las VII Jornadas se abrió un período, hasta el 1 de octubre, para que todos los miembros de la CAU pudieran analizar y hacer las aportaciones oportunas a las Propuestas Abreviadas. En estas VIII Jornadas, el punto 5 del Orden del Día de la Asamblea es “Debate y aprobación si procede, de los resultados de los Grupos de trabajo” y ahí es donde se planteará la conveniencia o no de dar el visto bueno y cómo hacérselo llegar a los Secretarios Generales o a los miembros de la CRUE.

ACTUALIZACIÓN DE SERIES Y PROPUESTA DE LAS NUEVAS.

Cuando sea posible las 9 propuestas que en la web siguen figurando como series pendientes de aprobación y que ya se aprobaron durante las pasadas Jornadas se pondrán entre las series aprobadas por el pleno y se colgarán las 10 propuestas que durante estas Jornadas se han repartido en formato papel para ver si en las siguientes Jornadas (las IX) se aprueban.

A modo de recapitulación podemos decir que el Grupo de Identificación y Valoración, desde 1998 ha elaborado 34 propuestas:

24 ya han sido aprobadas por el pleno de la CAU desde 1999 a 2001:

- Actas de examen 
- Actas de evaluación final del Curso de Orientación Universitaria 
- Expedientes académicos de alumnos 
- Expedientes de admisión por distrito compartido 
- Expedientes de adjudicación de premios extraordinarios de final de estudios 
- Expedientes de becas de colaboración del Ministerio de Educación y Ciencia 
- Expedientes de becas y ayudas al estudio de carácter general 
- Expedientes de convalidaciones de estudios 
- Expedientes de estudios propios 
- Expedientes para la expedición de títulos académicos universitarios españoles 
- Expedientes de preinscripción de distrito único 
- Expedientes de pruebas de acceso a la universidad para mayores de 25 años 
- Expedientes de pruebas de aptitud para el acceso a la Universidad 
- Expedientes de pruebas de conjunto 
- Expedientes de traslado de expediente académico
- Expedientes de Expedición de Títulos Propios 
- Expedientes académicos de Doctorado 
- Expedientes de Expedición de Títulos de Doctor 
- Expedientes de Proyecto o trabajo final de carrera.
- Expedientes de concursos para la provisión de plazas de profesorado no permanente 
- Expedientes de concursos para la provisión de plazas de los cuerpos docentes universitarios. (profesorado permanente) 
- Expedientes de pruebas de idoneidad 
- Expedientes de cambio de adscripción del área de conocimiento de profesores. 
- Expedientes de evaluación de la calidad docente del profesorado universitario.

De las primeras 15 existe en la página web versión “extensa” y versión abreviada.

10 están pendientes de aprobación (3 fueron presentadas el año pasado pero no han podido llegar a ser colgadas de la web y otras 7 han sido elaboradas en estos últimos meses):

- Plantillas de personal docente
- Expedientes disciplinarios de personal docente
- Expedientes personales de profesorado numerario
- Actas de doctorado 
- Expedientes de premios extraordinarios de doctorado 
- Expedientes de mención de doctorado europeo 
- Expedientes de creación de centros, departamentos e institutos 
- Exámenes y otros trabajos de evaluación académica 
- Expedientes generales de contratación de personal docente 
- Expedientes personales de profesorado no numerario

De las últimas 19 series no se ha realizado la versión reducida.

LA PROPUESTA DE PUBLICACIÓN.

Entre las conclusiones a las que se llegó en la Reunión del Grupo de Trabajo el 21 de junio de 2001 en Sevilla:

“se decidió, por votación, la publicación de las Propuestas de Identificación y Valoración de Series aprobadas por la CAU y que están accesibles vía web, para potenciar su difusión y garantizar el trabajo colectivo. Para ello se estudiarán a lo largo de este año las posibilidades existentes.”

Se creó una Comisión para buscar alguna línea editora que pudiera estar interesada. Al final se le ha encargado al Servicio de Publicaciones de Castilla-La Mancha y esperamos que vea la luz en los próximos meses.

PROYECTOS DE FUTURO

En la reunión del Grupo de Trabajo de Identificación y Valoración de Series Administrativas celebrada en el Aula Magna del Edificio de la Universitat de Valencia sito en la C/ Nave nº 2 se acordó que, de los cuatro integrantes del Grupo de Trabajo en ese momento: Montserrat Vilalta, Ascensión Mateos, Lidón París y Mª Dolores Sánchez, el cargo de coordinadora iba a recaer en Montserrat Vilalta, aunque se está a la espera de saberse si, en el plazo de tiempo abierto tras las Jornadas para nuevas incorporaciones, se sumará algún compañero o compañera que pueda estar interesada en hacerse cargo de la coordinación del Grupo.

El área objeto de estudio se concretará por los miembros del Grupo de Trabajo (dependiendo del número de personas que se apunten al Grupo se determinará si se continúa con estudios relacionados con Gestión Académica y Organización de la Docencia, Gestión de Personal Docente, o se comienza con otras áreas) .

Actualmente se cuenta con 15 propuestas abreviadas. La finalidad de las mismas, según el Informe que se presentó en Sevilla es:
- elaborar síntesis que incidan en los aspectos de valoración y disposición final de las series documentales
- difusión de las propuestas de identificación y valoración fuera del ámbito de los archivos universitarios,
- como su propio nombre indica, son propuestas.

A lo largo de este curso se verá el modo de hacer llegar ante los Secretarios Generales o ante la CRUE la utilidad de los estudios de Identificación y Valoración que se han venido realizando. Hay que hacer, también, la versión reducida de aquellas propuestas que, habiendo sido ya aprobadas por el Pleno (o incluso de las 10 que están pendientes de aprobación a partir de estas Jornadas y hasta las siguientes), aún no han sido adaptadas al formato reducido. Los miembros del Grupo decidirán también si dentro del mismo se constituye de nuevo una Comisión o si se encarga al responsable o responsables de cada propuesta extensa su versión reducida.

Se acuerda seguir empleando los mismos modelos de recogida de datos, tanto para la versión extensa como para la versión abreviada.

Tras las VIII Jornadas es necesario actualizar de nuevo la página web.

Valencia, 13 de junio de 2002