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Informe 2003

Introducción

Como ya sabéis el Grupo de trabajo de Identificación y Valoración de Series Administrativas lleva en funcionamiento desde las primeras jornadas de Archiveros de Universidades. El objetivo principal es el estudio de las series administrativas generadas por la Universidad para su identificación y valoración y, posteriormente, consensuar en lo posible propuestas de conservación, estableciendo un calendario de conservación. Cada estudio se materializa en una propuesta de identificación y valoración de series, siguiendo un modelo de ficha descriptiva común.

Para este año el objetivo fijado es completar la reducción las series aprobadas por la CAU. En una primera fase se redujeron 15 series administrativas y en esta segunda fase nos propusimos finalizar con la abreviación de las 21 series restantes aprobadas.


Estructura y composición del Grupo

La estructura y composición del Grupo quedó modificada en las últimas jornadas de Valencia, junio del 2002. El Grupo de identificación y valoración de series administrativas quedó constituido por cinco miembros, archiveros de diferentes universidades españolas.

En las VIII Jornadas de Archiveros Universitarios Españoles celebrada en Valencia se estableció un plazo de inscripción hasta el 15 de julio de 2002. Se confirmó la participación de las personas integrantes del grupo y se incorporaron dos nuevos miembros: Ascensión Mateos de la Universidad de Valladolid y Lucia Costanilla, Universidad de Pamplona. Quedando la coordinación del grupo a cargo de Montserrat Vilalta.

El Grupo de trabajo de identificación y valoración de series administrativas ha quedado constituido de la siguiente manera:

- Lidón Paris de U. Jaime I de Castellón
- Mª Dolores Cobos de U. de Jaén
- Ascensión Mateos de U. de Valladolid
- Lucia Costanilla de U. de Pamplona
- Montserrat Vilalta de U. Politècnica de Catalunya

 

Situación inicial - Punto de partida

Desde el año 1998 el Grupo de trabajo de Identificación y Valoración de Series Administrativas ha elaborado 37 propuestas y han participado 14 universidades. A continuación se detallan las propuestas aprobadas por la CAU:

1. Actas de examen
2. Actas de evaluación final del Curso de Orientación Universitaria
3. Expedientes académicos de alumnos
4. Expedientes de admisión de distrito compartido
5. Expedientes de adjudicación de premios extraordinarios de final de estudios
6. Expedientes de becas de colaboración del Ministerio de Educación y Ciencia
7. Expedientes de becas y ayudas al estudio de carácter general
8. Expedientes de convalidaciones de estudios
9. Expedientes de estudios propios
10. Expedientes para la expedición de títulos académicos universitarios españoles
11. Expedientes de prescripción de distrito único
12. Expedientes de pruebas para el acceso a la universidad para mayores de 25 años.
13. Expedientes de pruebas para el acceso a la universidad
14. Expedientes de pruebas de conjunto
15. Expedientes de traslado de expediente académico
16. Expedientes de expedición de títulos propios
17. Expedientes académicos de doctorado
18. Expedientes de expedición de títulos de doctorado
19. Expedientes de proyecto o trabajo final de carrera
20. Expedientes de concurso para la provisión de plaza de profesorado no permanente
21. Expedientes de concursos para la provisión de plazas de los cuerpos docentes universitarios (profesorado permanente)
22. Expedientes de pruebas de idoneidad
23. Expedientes de cambio de adscripción de área de conocimiento de profesores
24. Expedientes de evaluación de la calidad docente del profesorado universitario
25. Plantillas de personal docente
26. Expedientes disciplinarios de personal docente
27. Expedientes personales de profesorado numerario
28. Expedientes de autorización de títulos
29. Expedientes de homologación de planes de estudio
30. Expedientes de becas de colaboración
31. Actas de doctorado
32. Expedientes de premios extraordinarios de doctorado
33. Expedientes de mención de títulos de doctorado europeo
34. Expedientes de creación de centros, departamentos e institutos
35. Exámenes y otros trabajos de evaluación académica
36. Expedientes generales de contratación de personal docente
37. Expedientes personales de profesorado no numerario
En las VII Jornadas de Archiveros Universitarios celebradas en Sevilla en el año 2001 se decidió elaborar una versión reducida de las primeras series documentales que se habían analizado para facilitar una mayor comprensión.

Se han difundido las series extensas y reducidas, primero en la página web de la Universidad de Granada y actualmente en la página web de la CRUE.

Para el curso 2002-2003 el Grupo de trabajo de identificación y valoración de series administrativas nos propusimos completar las reducciones de series administrativas y presentarlo en las IX Jornadas de Archiveros Universitarios Españoles.


Metodología de trabajo y actuaciones

1. Desde la coordinación se analiza y estudia previamente cual es el estado de la cuestión: lectura del informe, conversaciones telefónicas con los anteriores coordinadores.

2. Se elabora un esquema resumen sobre la situación actual de las series administrativas. En el cuadro resumen:
- se relacionan las 37 series aprobadas 
- se señalan las propuestas extensas que se visualizan en la página web
- se señalan las propuestas reducidas colgadas en la web
- se relacionan las universidades autoras de la propuesta y
- las universidades autoras de la reducción
- se codifican las series administrativas para facilitar su control

3. Se comprueba en la página web de la CRUE cuáles son las propuestas extensas y las reducidas que aparecen en el cuadro resumen. Se observan algunas anomalías que se plantean a la Secretaria ejecutiva de la CAU para su corrección en la web.

4. Desde la coordinación del grupo, también, se ordena, reparte y comunica vía teléfono o correo electrónico a los autores de reducir sus propuestas. Así han participado en la reducción archiveros que actualmente no están en el Grupo a los cuales agradecemos su colaboración: Ana Gascón, Pilar Gil, Pedro Olassolo, Carmen de la Peña, Carmen Rosell.

5. Tal como, se acordó en reuniones anteriores los autores de las propuestas extensas son los encargados de reducirlas. En los casos que no estén trabajando en el archivo de su universidad las propuestas pasaran a ser abreviadas por otros miembros del Grupo de identificación y valoración de series administrativas. Este es el caso de dos universidades: Universidad de Alicante y Universidad de la Rioja que previamente les he comunicado dicha actuación.

6. Se envía por correo electrónico el modelo de propuesta abreviada, utilizando el mismo formato que aparece en la página web de la CRUE, y se comunica por escrito las propuestas que corresponde abreviar a cada autor.

7. Se establece el calendario para enviar las propuestas abreviadas el 28 de abril del 2003. Siendo una fecha aceptada por todos los autores y comprometiéndose a enviar las propuestas en la fecha fijada.

8. Se fija hasta el 12 de mayo para iniciar los comentarios de las series entre los miembros del Grupo a través del correo electrónico. Y continuar con los comentarios en la reunión del Grupo de trabajo en Pamplona.


Evaluación de las actuaciones

Se ha cumplido el objetivo propuesto de abreviar las series por los autores, a excepción de los archiveros que no pertenecen actualmente al archivo de su universidad. En este caso, la reducción la ha realizado un miembro del grupo de identificación y valoración de series administrativas. Queda pendiente la reducción de dos series administrativas: “Plantillas de personal docente” y “Becas de colaboración”.

En las series colgadas en la web se observaron algunas anomalías que una vez planteadas a la Secretaria ejecutiva de la CAU son corregidas en la web de la CRUE. A excepción de la serie “Plantillas de personal docente” que no esta incorporada y el Grupo de trabajo divide una revisión de la propuesta.

El trabajo en nuestras universidades es intenso, por eso, el ritmo de trabajo del Grupo de identificación y valoración de series administrativas ha estado sujeto a nuestra actividad principal: el Archivo de nuestra universidad.


Proyectos de futuro

Establecer criterios de conservación y eliminación homogéneos que permitan elaborar un calendario de conservación común para todas las universidades españolas e incorporar en las propuestas de identificación y valoración de series el derecho de acceso a la documentación.

En cuanto a la forma, realizar la conversión del formato word de las propuestas abreviadas a formato pdf para unificar standards de trabajo y mejorar la visualización de las series.

Seguir con el análisis de nuevas series administrativas y revisión de algunas series determinadas con el objetivo de establecer criterios de conservación, eliminación y acceso. Posteriormente, colgar las series en la página web para facilitar la consulta de las series elaboradas.

Pamplona, 23 de mayo de 2003