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GT-Política de Gestión de Documentos Electrónicos

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Este Grupo de Trabajo surge en las VIII Jornadas de Archivos Universitarios (Valencia, 2002), denominándose Grupo de Trabajo sobre Requerimientos Básicos de Aplicaciones Informáticas para Archivos. Su objetivo era analizar las necesidades y establecer los requisitos mínimos, tanto informáticos como archivísticos, exigibles a los programas automatizados de gestión de documentos y archivos. De tal manera que puedan adaptarse a las distintas fases y procesos en que se encuentran inmersos cada uno de los archivos universitarios en este campo.

Cumplido este objetivo se vió la necesidad de profundizar en el estudio de los documentos electrónicos por lo que se cambió la denominación del Grupo como reflejo del cambio de objetivo.

Coordinado por Ferran Abarca, Universitat de Barcelona, está integrado por:


  • Eva Roca, Universitat Pompeu Fabra
  • Soledad Caballero, Universidad de Sevilla
  • Ana Gascón, Universidad de Zaragoza
  • Mercedes Guijarro, Universitat d’Alacant
  • Ana Belén Tercero, Universidad de Castilla-La mancha
  • Mª Ascensión Mateos Martos, Universidad de Valladolid
  • Alicia García, Universidad de Almería
  • Pilar Gil García, Universidad de Castilla-La Mancha
  • Clemencia de la Cruz, Universidad de Cádiz
  • María Ángeles Fernandez, Universidad de la Laguna
  • Jesus Sanchez, Universitat Oberta de Catalunya
  • Ferran Abarca, Universitat de Barcelona
  • Silvia Olivares Martínez, Universidad Europea Miguel de Cervantes
  • Marco Perez Ruiz, Universidad de Cantabria
  • Antonio Jose Lopez Gutierrez, Universidad Pablo de Olavide
  • Iñaki Montoya. Universidad Pública de Navarra
  • Pepita Raventós, Universitat de Lleida
  • Maria Teresa Valdehita, Universidad Nacional de Educación a Distancia
  • Maria José Mar​tínez Gómez, Universidad Miguel Hernández de Elche

En el Pleno celebrado dentro de las XIX Jornadas de la Conferencia de Archiveros de Universidades
(Madrid, 2013), se presentaron y aprobaron los resultados de su actividad y su continuidad.

Actualmente trabajamos en evolucionar el esquema de metadatos EMCAU a la versión 2.0 (y alinearlo con los esquemas EMGDE - ENI) y definir las fichas de gestión documental para los niveles de serie, expediente, documento y firma.​

Informes en las Jornadas


Además, la actividad de este grupo ha producido diferentes documentos:

Suplemento Europeo al Título (SET)​. Diciembre 2014. Documento realizado en el marco de trabajo del Grupo de Política de Gestión de Documentos y contó con la colaboración de Pilar González, Universidad de Burgos, Joaquim Llansó, Universidad Pública de Navarra y Pepita Raventós, Universitat de Lleida.

Metadatos​

​Documento presentado en las XVIII Jornadas por el grupo de Documentos Electrónicos: Valoración de los documentos electrónicos: Estado de la cuestión.

Informe del Observatorio sobre la administración electrónica presentado en las XVII Jornadas y aprobado por el Pleno de la CAU en 2011.

Propuesta de recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico en las Universidades Españolas. Documento elaborado por grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos y aprobado por el Pleno de la CAU en 2010.

Observatorio sobre la administración electrónica. (informe y presentación). También elaborado por grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos y aprobado por el Pleno de la CAU en 2010.

Esquema de metadatos para la implementación de la administración electrónica en las Universidades. Documento elaborado por grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos y aprobado por el Pleno de la CAU en 2009.

La gestión de los documentos electrónicos: Recomendaciones y buenas prácticas para las Universidades.
Documento elaborado por el Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos y aprobado por el Pleno de la CAU en 2007. Este documento ha sido presentado, entre otros, en las Jornadas de Secretarios Generales (Almagro, 2007), y en las I Jornadas sobre Gestión y Conservación de Documentos Electrónicos (Universitat Jaume I, 2007).

Documentos de archivo electrónicos: Manual para archiveros.  
Versión resumida realizada por el Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU) para su utilización como documento de trabajo interno. 

Documentos electrónicos: Bibliografía comentada y legislación
Informe realizado por el Grupo de Trabajo de Aplicaciones Informáticas y aprobado por el Pleno de la CAU en  2004.​