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Lleida 2007


Lleida, 18-20 abril de 2007

Las XIII Jornadas de Archiveros de universidades, se celebraron los días 18,19 y 20 de abril de 2007 en la Universitat de Lleida, organizadas por el Servei d’Arxiu i Gestió de Documents de dicha universidad y por la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU), bajo el título “ Planificación, Estrategia y Calidad”.

La ponencia inaugural, a cargo de Virginie Boillet, responsable de investigaciones de Serda Groups, trató sobre los profesionales de la información ante las expectivas de los usuarios. Así mismo se presentaron dos experiencias: “El certificado de calidad ISO 9001: qué es y cómo se consigue”, por Carlos Flores, director del Archivo de la Universidad Complutense de Madrid, y “La creación de un sistema de gestión documental (SGD) en el contexto de la calidad com recurso estratégico de la UNED”, por Teresa Valdehita, directora del archivo de la UNED.

Además de las habituales reuniones de los diferentes grupos de trabajo, se celebró el Pleno Anual Ordinario de la CAU, en el que se presentaron y aprobaron los informes de las actividades realizadas durante este curso por los Grupos de Trabajo de Identificación y Valoración de Series Administrativas, de Documentos Electrónicos, de Calidad y de Recursos Humanos. Así mismo, el Secretario Ejecutivo presentó el Informe de Actividades de la CAU y se procedió a la renovación del Comité Ejecutivo de la CAU, quedando integrado por Ana Gascón (Universidad de Zaragoza), Mercedes Guijarro (Universidad de Alicante), Carlos Flores (Universidad Complutense de Madrid) y Mª Lidón París (Universitat Jaume I). Continuará como secretario ejecutivo Carlos Flores. También se procedió al cambio en la presidencia de la CAU: Mª Victoria Petit, Secretaria General de la Universitat Jaume I.

En dicho Pleno se aprobaron las siguientes conclusiones:

1.- Los archivos universitarios son un servicio estratégico dentro de la universidad, que aportan eficacia y calidad a la gestión universitaria, por lo que necesitan los recursos adecuados para su buen funcionamiento.

2.- Las funciones de los archiveros universitarios se orientan hacia la dirección de proyectos multidisciplinares, dado su carácter transversal dentro de las organizaciones.

3.- La gestión de la calidad en las universidades debe basarse en un buen sistema de gestión documental.

4.- Consideramos imprescindible que las universidades incorporen en sus planes estratégicos la implantación de un sistema de gestión documental, a lo largo de todo su ciclo de vida y en cualquier tipo de soporte.

5.- Proponemos que los archivos universitarios impulsen la coordinación en el tratamiento de los documentos electrónicos, en el marco de las recomendaciones y buenas prácticas aprobadas por la Conferencia de Archiveros de Universidades.

6.- Los archivos universitarios deben participar en todo proyecto relacionado con la implantación de la administración electrónica y liderar el sistema de gestión de documentos electrónicos.

7.-Consideramos fundamental disponer de estudios exhaustivos de identificación y valoración de series documentales a partir de los procedimientos administrativos en las universidades, de acuerdo con la norma ISO 15489.

8.- Constatamos que es necesario fomentar la formación para que el personal de los archivos se implique en los procesos de mejora continua y calidad