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Recomendaciones para Archivos universitarios
 

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

Las Recomendaciones para archivos universitarios son el resultado del estudio del Tercer grupo de trabajo de los archiveros de las universidades, que desde el I Encuentro celebrado en la Universidad de Valladolid (2 y 3 de junio de 1994), viene trabajando con el objetivo de ofrecer unas pautas mínimas para la creación y/o dotación de los archivos universitarios.En el I Encuentro de archiveros de Valladolid se constató la necesidad de impulsar la creación de los archivos en aquellas universidades que aún no los habían establecido; precisamente, estas recomendaciones nacen como respuesta a la petición de algunos representantes de universidades que todavía no han constituido su archivo y que estaban presentes en el Encuentro de Valladolid. También, estas recomendaciones pretenden ofrecer algunas condiciones mínimas e imprescindibles que todo archivo universitario debería cumplir, ante el posible desequilibrio o disparidad de servicios, modelos y recursos de algunos archivos actuales.Este estudio no debe considerarse una obra exhaustiva sobre la gestión de los archivos y los documentos universitarios, puesto que sobrepasaría el propósito de estas recomendaciones. Dejamos en las manos del archivero de cada universidad la realización del proyecto y su posterior implantación, teniendo en cuenta estas recomendaciones y las condiciones particulares de cada centro.Al final se ha considerado oportuno incluir una bibliografía somera sobre la gestión de los archivos y documentos, y un directorio de los archivos universitarios.Estas recomendaciones, además de tener un ámbito territorial concreto, se enmarcan en las directrices generales que emanan de la Sección de Archivos Universitarios del Consejo Internacional de Archivos (CIA/SUV).

1.1. La situación actual de los archivos universitarios

Las universidades generan y reciben un número considerable de documentos que son la consecuencia más directa de las acciones necesarias para el cumplimiento y ejercicio de sus finalidades: el estudio, la docencia y la investigación, según la legislación vigente (artículo 1, Ley Orgánica 11/1983, de Reforma Universitaria). Estas competencias generan una actividad administrativa que tienen su reflejo en la documentación correspondiente. Los documentos pueden tener además otros valores (fiscal, legal o histórico), como consecuencia de su propia naturaleza y evolución.Para controlar y organizar esa cantidad ingente de documentación, algunas universidades españolas han constituido sus servicios de archivos y de gestión documental con el objetivo de racionalizar la documentación en las diferentes fases y garantizar la conservación y difusión de su patrimonio documental.La creación del servicio de archivo universitario contribuye muy positivamente a la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa de la universidad, y una aportación a la docencia, el estudio y la investigación. Así por ejemplo, la creación del servicio de archivo supone un ahorro considerable de tiempo y dinero en la tramitación, archivo y disposición de los expedientes, además de agilizar las gestiones de los interesados. Con todo ello además, se asegura que las universidades actúan dentro del marco legal que obliga a las administraciones públicas a tener ordenados y hacer accesibles los documentos (Ley 30/92 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común). La situación actual demuestra que son pocas las universidades españolas que han resuelto satisfactoriamente el problema, ya que en algunas universidades aun no se dispone de un servicio de archivo. Cuando se produce esta circunstancia, se acumulan los documentos y se agrava, día tras día, la desorganización y la inaccesibilidad a sus fondos. Todo ello puede conllevar graves repercusiones para la gestión administrativa general de la universidad.Hay otras situaciones que también son preocupantes: se produce la contratación inadecuada de los técnicos. El personal con poca formación en la gestión de los archivos y documentos, el personal con poco nivel para asumir ciertas responsabilidades, ... etc. puede también ser un factor negativo para la consolidación y evolución del archivo.En los últimos años se han creado servicios de archivos en universidades con fondos administrativos e históricos, y también se han empezado a implantar algunos sistemas de gestión documental que aportan una racionalización de los procesos que intervienen en la producción, la tramitación, el uso y la disposición de los documentos desde las oficinas productoras. Así, el archivo se ha convertido en un servicio clave para la organización de los procedimientos y métodos en la administración actual.

1.2. El marco jurídico de los archivos universitarios

Las actividades y funciones del archivo universitario tienen que enmarcarse dentro del régimen jurídico general sobre archivos y documentos de la administración pública , y de la normativa específica de cada universidad.Las universidades tienen autonomía para gestionar archivos y documentos, dentro de los límites del sometimiento al ordenamiento jurídico general. Esta situación plural conduce a ciertas diferencias estructurales y orgánicas que son resultado de la autonomía universitaria.Desde la misma Constitución española hasta la legislación más reciente del régimen jurídico y el procedimiento administrativo común sobre archivos y documentos, se incide en la obligación de las administraciones públicas de dar cumplimiento a la consulta de la documentación por los propios interesados y por los ciudadanos en general. La documentación debe conservarse y organizarse adecuadamente para responder en todo momento a esta prescripción de las universidades.La Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español define documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones". Junto con esta definición previa del artículo cuarenta y nueve, se desarrolla la normativa que afecta a las obligaciones mínimas sobre su conservación y acceso, así se dice que "todos los poseedores de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico están obligados a conservarlos, protegerlos; destinarlos a un uso que no impida su conservación y mantenerlos en lugares adecuados". Estas obligaciones incluyen la no alienación de los bienes, la inspección por parte de los organismos competentes, la protección de la intimidad de las personas, el acceso de los fondos para los investigadores, el control sobre la destrucción, ...etc.La Ley de Patrimonio Histórico Español es un punto de referencia obligado para cualquier Administración que disponga o pueda disponer de un patrimonio documental; así por ejemplo, la definición que en el artículo cincuenta y nueve se expone sobre el concepto archivo parte de una concepción unitaria "son archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entiende por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriores mencionados dichos conjuntos orgánicos". Este carácter orgánico y jurídico-administrativo de los archivos los diferencia de otros servicios universitarios de información con otras finalidades.Sobre la regulación del derecho de acceso a archivos y registros, la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, garantiza que "los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud", igualmente resuelve que en algunas circunstancias en que se atente contra los derechos a la intimidad personal o cuando prevalezcan razones de interés público, podrá ser denegado su acceso.Por otra parte, la Ley Orgánica 11/1983 de Reforma Universitaria no hace ninguna mención sobre los archivos y documentos, puesto que parece que el carácter general de la Ley deja que esta cuestión se articule a partir de la autonomía de cada centro. Por ello, algunos estatutos recogen con diferencia y desigualdades considerables la estructuración y la naturaleza del servicio de archivo. No hay por tanto un modelo único, aunque su ámbito orgánico parece que se enmarque mayoritariamente dentro de las competencias del Secretario General. Tampoco se llega a un consenso en lo que se refiere a la estructuración del servicio de archivo en una sola unidad funcional especializada en organización de los documentos, fraccionando la unidad documental en función de la utilización del documento administrativo o histórico, lo que no es en absoluto recomendable.A parte de la normativa estatal, las comunidades autónomas tienen sus competencias en materia de archivos, documentos y procedimiento administrativo. En este caso, el archivo universitario deberá ajustarse a dicha legislación, siempre que tenga un carácter general para todos los archivos públicos de la comunidad y siempre que no se incida en aspectos reservados a la autonomía universitaria.

2. DEFINICIÓN DE ARCHIVO UNIVERSITARIO

Se entiende por archivo universitario: Conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes miembros y órganos universitarios, organizados y conservados para la información y gestión administrativa, para la investigación y para la cultura. Se entiende igualmente por archivo universitario el servicio especializado en la gestión, conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de la universidad.Aunque puedan existir otros modelos, se recomienda que el archivo sea considerado como un servicio universitario único y funcional que integra todo el ciclo de la evolución documental, desde la creación de los documentos o de su recepción en las unidades y servicios, hasta su conservación o eliminación definitiva, siempre de acuerdo con los criterios técnicos y legales establecidos.

2.1 Funciones

La misión de un archivo universitario es planificar, implantar y evaluar un sistema de gestión de la documentación administrativa y de archivo, así como conservar, preservar, organizar, describir, y hacer accesible todos los fondos documentales, administrativos e históricos, de la universidad. Algunas funciones generales:

  • Organizar, conservar y difundir la documentación con valor administrativo, legal, fiscal o histórico de la universidad, según se estipula en las directrices del Consejo Internacional de Archivos, según la legislación vigente y según la normativa de cada centro universitario.
  • Seleccionar, valorar y proponer la eliminación de los documentos que no sean necesarios para el desarrollo de las actividades administrativas de la universidad, ni para la garantía de los derechos legales, ni para su historia.
  • Gestionar la documentación administrativa en cualquier soporte o formato y en todo el ciclo de su evolución hasta que se conserve o se elimine.
  • Contribuir a la difusión de patrimonio documental de la universidad a través del servicio de consulta e investigación de sus fondos, o de actividades para dar a conocer estos fondos a todos los miembros de la comunidad universitaria.
  • Facilitar la gestión, la selección y la conservación de losdocumentos derivados de las actividades de la investigación, la docencia y el estudio de la universidad.

2.2 Adscripción y rango

El archivo universitario se define como una unidad orgánica y funcional diferenciada dentro de la estructura universitaria.Su rango orgánico condiciona la efectividad en el desarrollo de sus actividades y, en definitiva, la prestación de sus funciones y cometidos. Solo garantizando su adecuada adscripción se podrán asegurar los niveles adecuados de autonomía que le permitan su reconocimiento y suficiente capacidad en el desempeño de sus actividades, situándolo en un lugar adecuado con respecto a los servicios con los que tiene que colaborar.Para su ubicación administrativa adecuada, es indispensable obtener una posición de centralidad y estar directamente adscrito a los órganos del gobierno universitario a los que se les reconocen las competencias de incidencia general: preferentemente Secretaria General o Gerencia.El archivo universitario se ha convertido en una unidad que ofrece su servicio a todos los órganos universitarios y servicios administrativos que condiciona y es condicionado por la organización y el funcionamiento administrativo de la universidad. Esta es la razón que aconseja que sea un órgano de carácter general y central (Secretario General o Gerente) el que ejerza con efectividad su competencia en la materia. Si esta función de carácter general la ejerce una unidad administrativa con competencias sectoriales o específicas, puede que el servicio de archivo pierda su efectividad gobal.La vinculación del archivo universitario a Secretaria General o a Gerencia favorece la elaboración, la aprobación y el cumplimiento del diseño del sistema de archivo y gestión documental de cada universidad. En la mayoría de las administraciones corresponde a los secretarios generales, mediante el servicio de archivo, establecer los niveles de acceso y la normativa de consulta de la documentación, aprobar los calendarios de conservación y eliminación de documentos, dirigir y coordinar el plan de seguridad y protección de los documentos, dotar de recursos humanos y materiales al archivo, ...etc.Se da, además, la circunstancia de que se le reconocen al Secretario General unas competencias importantes en la custodia, el acceso y la certificación de documentos, de acuerdo con la mayoría de los estatutos aprobados.En este apartado normativo en materia de archivos y de documentos, corresponde al Secretario General, preferentemente, o al Gerente, proponer el reglamento del servicio de archivo que deberá ser aprobado por el órgano universitario apropiado. Es importante que cada universidad constituya su comisión de archivos, correspondiendo lógicamente su presidencia y dirección al Secretario General.

3. DEFINICIÓN DE DOCUMENTO Y FONDOS

Para definir qué es documento en el contexto universitario debemos tener en cuenta el marco jurídico mencionado anteriormente. Sin embargo, hay que adaptar estas definiciones a las particularidades de la organización universitaria.Así, se entiende por documento universitario:Toda expresión textual, en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, así como toda imagen gráfica o impresión sonora, recogida en un soporte material de cualquier tipo que constituya un testimonio de las actividades y de las funciones de la universidad. Se exceptúa de esta definición aquellos documentos producidos por miembros de la comunidad universitaria en el ejercicio de sus actividades privadas o profesionales.La definición, por otra parte, engloba los documentos originales presentados en cualquier tipo de soporte, desde los que podríamos considerar los soportes tradicionales (papel, pergamino...) hasta los denominados nuevos soportes (tanto los audiovisuales como los ópticos y magnéticos).El Archivo debe organizar y custodiar los fondos de la propia universidad , que son la consecuencia directa de sus actividades administrativas, docentes e investigadoras. Todos los fondos de los órganos colegiados y unipersonales de ámbito general y particular, y los servicios administrativos, sin excepción, forman parte del fondo institucional, abarcando todas las etapas del ciclo de la evolución documental.El fondo institucional del archivo universitario está formado por series documentales comunes a toda la administración pública, como por ejemplo los expedientes de contratación, expedientes de personal, expedientes contables, expedientes jurídicos, expedientes de obras, expedientes de compra de bienes muebles, ...etc.; y las series documentales específicas de la administración universitaria, pertenecientes a los grupos derivados de las funciones propias de la universidad: estudio, docencia e investigación.El fondo documental del archivo está integrado por documentos en cualquier soporte o formato (videos, fotografías, carteles, cintas magnetofónicas, discos magnéticos, ópticos, ...etc.).Además, el archivo universitario puede adquirir algunas colecciones o recibir algunos fondos por donaciones o cesión. Se aconseja tener un criterio selectivo para la integración de esta documentación, que esté de acuerdo con la naturaleza y la finalidad general del archivo. Para este ingreso de fondos externos, se aconseja seguir los requisitos y los procedimientos fijados por los servicios jurídicos de la universidad.Hoy en día existen bastantes manuales que exponen los procesos y algunos criterios a tener en cuenta ante esta posibilidad de ingresos extraordinarios de documentos en los archivos (donación, cesión, legado, compra).El patrimonio documental de la Universidad lo constituirá el conjunto de documentos producidos o recibidos por:- los órganos de gobierno y de representación universitarios, tanto de los servicios administrativos centrales como de las facultades, escuelas, departamentos o institutos o cualquier otro órgano creado para facilitar las funciones que tiene la universidad;- las personas físicas al servicio de la universidad en el ejercicio de sus funciones docentes, investigadoras y administrativas;- las personas físicas o jurídicas que hagan cesión o donación expresa de sus documentos.A pesar de esta definición hay que hacer unas aclaraciones fundamentales:- no se pueden considerar patrimonio documental de la universidad todos aquellos documentos que por su índole se consideren trabajos personales, manuscritos, apuntes, originales de artículos o libros, etc. del personal docente e investigador, con lo que se podría contravenir la legislación sobre la propiedad intelectual.- merecen una consideración especial todos aquellos documentos que podemos denominar esenciales, dado que son los indispensables para el funcionamiento y garantizan la continuidad de las funciones y actividades de la universidad.

4. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para la organización de la documentación, el servicio de archivo de cada universidad podrá utilizar todas aquellas técnicas y sistemas que considere oportunas de acuerdo con las necesidades y en relación a los tipos de usos más generalizados. Sin embargo, en las universidades se debe tener en cuenta la gestión documental como un sistema para poder controlar todo el proceso de los documentos desde que se generan o reciben hasta su uso o destino final.De todas maneras, en la organización de los documentos universitarios el servicio de archivo debe tener en cuenta los temas que a continuación se sugieren.Desde su origen medieval las universidades han pasado por distintas etapas como consecuencia de la evolución histórica de una sociedad de la que forman parte. Los fondos de los archivos universitarios son, por tanto, la consecuencia y el testimonio de esta evolución.Por ello el archivero debe elaborar un cuadro con los distintos fondos que integran el archivo de la universidad. Este instrumento, que no se aplica en las universidades con un fondo propio único, es muy útil para los archivos universitarios que conserven diversos fondos con distintas procedencias, ya que permite distinguir entre el fondo generado a partir de las funciones propias de la universidad del resto de fondos de procedencia externa que el archivo universitario pueda tener.El cuadro de fondos es un instrumento útil para difundir los distintos fondos del archivo y para establecer el tratamiento archivístico de cada uno de ellos. Por ello es recomendable que figure en la guía del archivo y en otros instrumentos de difusión.

4.1 Gestión de la documentación

Actualmente las administraciones públicas se están preocupando de dotar a su gestión de sistemas eficaces y eficientes que permitan mejorar su funcionamiento y, por tanto, el servicio que prestan al ciudadano. Las universidades no solo participan de esta preocupación sino que, por sus condiciones especiales, están trabajando en métodos para racionalizar su organización.Mediante la gestión de documentos el archivero universitario puede participar de manera fundamental en la mejora de la eficacia y la eficiencia del proceso de gestión en la organización. Por otra parte, la producción documental actual no permite tratar la documentación con los métodos tradicionales.La gestión de documentos, fundamentalmente administrativos, consiste en organizarlos mediante un cuadro de clasificación -normalmente a partir de las funciones y actividades de la universidad- y en controlar su utilización y recuperación, desde que se reciben o se generan hasta su conservación definitiva o eliminación.La gestión documental tiene como uno de sus objetivos principales el control y seguimiento informatizado de toda la documentación universitaria. Así se facilita la recuperación de la información y permite que esta sea útil en la toma de decisiones.Los beneficios que un sistema de gestión documental puede ofrecer a la universidad en general, y a su organización administrativa en particular son evidentes. Sin embargo, el éxito de la gestión documental depende en gran medida del grado de implicación de los órganos de decisión de la universidad y de la colaboración de todas la unidades.

4.2 Clasificación y descripción

El archivero universitario debe elaborar para el tratamiento de los fondos documentales de su archivo el sistema de clasificación adecuado, partiendo de los principios teóricos de la archivística.El sistema de clasificación que se aplica en el fondo o en la gestión documental debe plasmarse en una estructura jerárquica y lógica: el cuadro de clasificación . En él se muestran las relaciones conceptuales entre los documentos y permite la identificación de una serie en el conjunto del fondo.En los archivos universitarios, como en los archivos en general, básicamente se utilizan cuadros de clasificación funcionales u orgánicos, nunca por materias. Sin embargo, para la elección del sistema de clasificación hay que tener en cuenta varios aspectos: estabilidad del sistema, objetividad, único y válido para toda la universidad, flexibilidad y capacidad de adaptación a los cambios y que muestre el proceso del cual resultan los documentos. Según esto los cuadros de clasificación que mejor se adaptan a las necesidades de los archivos con documentación en las fases activa y semiactiva son los funcionales o los orgánicos-funcionales; mientras que hasta hoy el sistema orgánico se ha utilizado mayoritariamente para los fondos con documentación inactiva o histórica.La estructura organizativa y funcional de las universidades es muy parecida y ello permite pensar en la elaboración, como ya sucede en algunos casos, de cuadros de clasificación similares. Para ello se debe partir de la elección del mismo sistema de clasificación en las universidades con una problemática documental parecida.En cuanto a la descripción, el archivo universitario debe seguir un plan descriptivo adecuado a sus necesidades y destinado a facilitar el acceso de todos los usuarios a la información que precisen.Siguiendo la teoría archivística, el servicio de archivo debe tener en cuenta en su plan descriptivo la elaboración de una guía del archivo que proporcione información sobre los fondos del archivo, sobre la historia de la universidad y sobre los servicios ofrecidos por el archivo.Es muy recomendable disponer de un inventario -ya sea somero o analítico- que permita conocer toda la documentación del archivo, su organización y su localización, permitiendo dar una respuesta rápida a los usuarios.La descripción exhaustiva de los documentos mediante el catálogo sólo es recomendable en pequeños grupos de documentos con un interés muy especial.Tan importantes como estos instrumentos de descripción son la indización y las listas o repertorios de contenido, sobre todo para los archivos o universidades que estén utilizando algún sistema de gestión documental. Estas listas dan, mediante una identificación con el cuadro de clasificación, toda la información sobre la documentación en fase activa y semiactiva para su localización y recuperación.Para que el plan descriptivo dé el resultado que se espera hay que tener en cuenta la informatización de los diferentes instrumentos. La informatización es esencial para facilitar el acceso de los usuarios a los servicios y a la documentación del archivo. El archivo universitario podría plantearse la posibilidad de que -por ejemplo- su guía sea consultable a través de las redes internacionales de información (internet), o bien que los catálogos e inventarios formen una base de datos consultable a distancia.Se debería tener en cuenta las ventajas que la normalización descriptiva proporcionaría por reducción de costes y mayor facilidad para la comprensión y el intercambio internacional de las descripciones. El proyecto ISAD (G) (Norma Internacional General de Descripción Archivística), y su desarrollos complementarios, tienen que considerarse seriamente para su futura implantación.

4.3 Transferencias y valoración

Dado que la mayoría de los ingresos de documentación se efectúan mediante transferencias ordinarias de fondos, es de suma importancia establecer los procedimientos para llevarlas a cabo.Así, y teniendo siempre presente la finalización de la tramitación y la frecuencia de uso de las diferentes series, y en colaboración directa con las distintas unidades productoras de documentación de la universidad, es recomendable el establecimiento de un calendario anual de transferencias que se acomode tanto a las necesidades de las oficinas productoras (coincidiendo con periodos marcados por el curso académico o año natural), como del archivo receptor, que procurará distribuirlas para no colapsarse.Se considera imprescindible lograr que las oficinas remitan al archivo su documentación ordenada y acompañada de la correspondiente relación de entrega. En este sentido es muy útil que desde el archivo, dentro de los planes de formación permanente del personal que las universidades establecen, se planifiquen cursos en los que se instruya al personal administrativo en los procedimientos archivísticos más elementales: ordenación de los documentos en los expedientes, eliminación de la documentación informativa, utilización de carpetas y subcarpetas...etc.Una vez ingresada la documentación en el archivo, la siguiente tarea es la valoración.Los resultados de una correcta valoración y eliminación de documentos son evidentes: la conservación de los documentos con utilidad legal, administrativa e informativa y el ahorro de recursos destinados a su conservación.La valoración y la eliminación de los documentos es uno de los temas clave en el momento de plantearse una colaboración entre archivos universitarios. No hace falta insistir demasiado en las necesidades que recomiendan esta colaboración: gran volumen de producción de documentos en las administraciones actuales, poca o nula legislación sobre el tema, similitud entre las series documentales producidas por las distintas universidades.Sin embargo, está claro que el proceso de valoración de los documentos no debe ser asumido íntegramente por los archiveros dada la multiplicidad de factores que intervienen en las decisiones a tomar. Por ello, en algunas administraciones autonómicas ya funcionan las comisiones de expertos para la valoración y eliminación de los documentos. Estas comisiones están formadas por especialistas (administrativistas, juristas, historiadores, etc.), en las distintas áreas de actividad y conocimiento implicadas en el proceso y utilidad de los documentos. Su función es la de estudiar, evaluar y establecer principios o pautas que permitan conservar o eliminar las series documentales propuestas: en resumen, aprobar el calendario de conservación y eliminación.Teniendo en cuenta lo que la legislación estatal y autonómica establezca sobre el tema, la universidad dispone de la garantía jurídica y de los especialistas necesarios en los diferentes aspectos a analizar de la documentación para constituir comisiones internas de valoración y eliminación de la documentación. Efectivamente, algunos archivos universitarios ya han previsto en sus reglamentos la constitución de comisiones de archivos de la universidad formadas por docentes y técnicos administrativos y presididas por el Secretario General. Estas comisiones tienen, entre otras, la función de aprobar las políticas de valoración y eliminación de los documentos en la universidad.Los archivos universitarios pueden, y deben, avanzar notablemente colaborando en la elaboración de los instrumentos que permitan la valoración y eliminación de aquellas series documentales que les son comunes.

4.4 Ordenación e instalación

La organización de los documentos no termina con la clasificación y la descripción, sino que estas funciones son previas a la ordenación e instalación definitiva en el depósito.Los documentos se ordenan en los expedientes siguiendo la lógica de la procedimiento administrativo. Los expedientes, dentro de las series, se ordenan siguiendo el criterio más apropiado: cronológico, alfabético, numérico o la combinación de varios. Cada archivo universitario tiene que decidir qué criterios de ordenación aplicará en cada serie.La instalación o ubicación física de la documentación, agrupada en cajas o legajos si su soporte es el papel, o en otros contenedores apropiados en cada caso si se trata de otro tipo de material, se hace después de identificarla con una signatura. El sistema de instalación con numeración continua es el más adecuado para ahorrar espacio y controlar el volumen de documentación que se recibe, para planificar su conservación y eliminación

5. SERVICIOS Y ACCESO

Se podrían considerar diversos servicios, que de acuerdo con la naturaleza del archivo, variarán notablemente. A continuación se exponen únicamente los más esenciales.

Préstamo

La difusión de la información, junto con la conservación, son los objetivos básicos de todo archivo. El préstamo de la documentación tanto a los organismos productores como a los investigadores constituye la relación más directa del archivo con el resto de la comunidad universitaria y la sociedad en su conjunto.Como archivo de una institución activa presta, pues, un servicio administrativo y un servicio de investigación.El préstamo es una actividad que cada archivo universitario debería definir en su reglamento, aprobado por el órgano de gobierno competente en cada caso y suficientemente difundido. Se prestará la documentación que las oficinas productoras soliciten, siempre que haya transcurrido un tiempo mínimo, desde su transferencia al archivo, que haya permitido su integración en el conjunto documental. Será necesario cumplimentar un formulario normalizado, en el que consten los datos básicos.En el préstamo para consulta en sala por los investigadores, éstos deberán cumplimentar un impreso normalizado.Periódicamente es necesario revisar el registro de préstamos, para interesarnos por la documentación que no ha sido devuelta después de un tiempo prudencial.La sala de consulta estará permanentemente vigilada, se retirará la documentación inmediatamente después de su consulta y se tomarán las medidas de seguridad habituales.En el acceso a material de investigación no publicado (tesis doctorales, memorias de licenciatura, proyectos de fin de carrera) se tendrá una consideración especial para evitar conflictos de plagios y derechos de propiedad intelectual. Ya sea en el reglamento o en la normativa complementaria se establecerán las limitaciones de acceso a ese material.Se debe facilitar también el acceso a documentos en soporte magnético, para lo que habrá que contar con los equipos que lo permitan, asegurando que no se altera el soporte original.

Certificaciones

Si el servicio de archivo universitario tiene encomendada la tarea de expedir certificaciones es una función que hay que asumir con rigor. Pero aunque las certificaciones no se expidan en el archivo, si que hay que asumir otra tarea que es la compulsa de copias para lo que se debería tener preparado un formulario.

Acceso

El acceso a la documentación custodiada en los archivos se atendrá, además de las regulaciones específicas que puedan establecerse reglamentariamente, a la legislación estatal y autonómica que en su caso les afecte.La legislación estatal a partir de la Constitución de 1978 que recoge en su artículo 105.b "el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos..." que debemos tener en cuenta es:- Ley de Patrimonio Histórico Español (Ley 16/1985, de 25 de junio, B.O.E del 11 de diciembre).- Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (Ley 30/1992 de 26 de noviembre, B.O.E. de 27 de noviembre).- Ley Orgánica de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal (Ley 5/1992 de 29 de octubre, B.O.E. 31 de octubre).

Reproducción

Para facilitar el acceso a la documentación, en el archivo se contará con facilidades para su duplicación. Es imprescindible contar con una buena fotocopiadora propia, y muy aconsejable un equipo de microfilmación, u otras tecnologías más avanzadas como reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permitan acceder a la información sin necesidad de papel como soporte, teniendo siempre presente que los procedimientos de sustitución sólo son operativos cuando se aplican sobre documentos necesarios.Este servicio público deberá tener unas tarifas aprobadas por el órgano competente.

Servicios de referencia

Los archivos universitarios han de tener muy presente que sus usuarios, la mayor parte pertenecientes a la comunidad universitaria, están acostumbrados a satisfacer sus demandas de información con celeridad y pertinencia, ayudados normalmente por las nuevas tecnologías. Se debe estar preparado para atenderlos: se necesita formarlos en la utilización de los instrumentos de descripción específicos de los archivos (guías, catálogos, listas, inventarios, índices).Tanto los usuarios internos como los externos serán atendidos y orientados tanto individual como colectivamente, pero es conveniente contar con un folleto o tríptico de información general sobre el archivo, breve, y al que se dará la mayor difusión posible: si se puede, incluir uno en cada sobre de matrícula de primer curso o medida semejante.También se aprovecharan los boletines de revistas universitarias para dar publicidad a los servicios y actividades del archivo. Así mismo, es conveniente que en las guías, tanto generales como de alumnos, de cada universidad aparezca una reseña sobre el archivo.Habrá que plantear actividades de extensión y formación en colaboración con otros servicios, como unidades de racionalización, sección de tercer ciclo, vicerrectorado de extensión universitaria, servicio de publicaciones o similares, que cooperarán en la difusión y uso del patrimonio documental.

6. RECURSOS

La dotación mínima de recursos representa la clave del éxito de este servicio de archivo: una inversión insuficiente o desproporcionada podría dificultar el alcance de sus objetivos.El estudio de los recursos se ha centrado en tres apartados de inversiones esenciales: humanos, económicos y materiales.

Recursos humanos

Una plantilla apropiada en el archivo universitario es fundamental para alcanzar los objetivos y las tareas más esenciales encargadas a éste. Una dotación insuficiente e inadecuación de los niveles profesionales del personal de un archivo universitario es un factor problemático y negativo para llevar a cabo sus responsabilidades.La plantilla de un archivo universitario se tendría que establecer , al menos, de acuerdo con los baremos siguientes:

De 5.000 a 10.000 alumnos1 director/jefe del archivo
1 ó 2 técnicos de archivo
1 administrativo
1 auxiliar de servicios
Grupo A, nivel 24-26 o superior
Grupo B, nivel 20-22
De 10.000 a 30.000 alumnos1 director/jefe del archivo
1 archivero
2 ó 3 técnicos de archivo
1 administrativo
2 auxiliares de servicios
Grupo A, nivel 24-26 o superior
Grupo A, nivel 22-24
Grupo B, nivel 20-22
Más de 30.000 alumnos1 director/jefe del archivo
2 archiveros
3 ó 4 Técnicos de archivo
2 administrativos
3 auxiliares de servicios
Grupo A, nivel 26 o superior
Grupo A, nivel 22-24
Grupo B, nivel 20-22

El personal directivo y técnico del archivo es especialista en la gestión de los documentos administrativos y los archivos, desde su creación o recepción en las oficinas, hasta la transferencia de los documentos al depósito para su descripción, conservación, valoración y difusión en todas las fases de la evolución documental. Se considera sus tareas esenciales para la contribución a la investigación, la educación, el servicio público, cultural y administrativo.El director o jefe del archivo tiene que ser un técnico superior: así se considera en la mayoría de las administraciones que especifican en sus relaciones de puestos de trabajo que al frente de los archivos tiene que haber un director o jefe con competencias reconocidas. El perfil profesional del director o jefe del archivo, aunque no se disponga de una formación o una titulación universitaria oficial en archivística que capacite el ejercicio profesional, se recomienda que se asegure la preparación, la experiencia y la competencia de la persona que ocupa esta plaza. Debido a todos estos requisitos y a la responsabilidad que deberá asumir, es imprescindible que se considere esta plaza del grupo A.Podríamos considerar dos fórmulas que, si pueden complementarse, aún resultan más adecuadas. Sería conveniente contar con un profesional con experiencia y eficacia demostrada en el ejercicio de las funciones análogas en archivos, o un licenciado con un título o un diploma de estudios específicos en materia de archivística.Los demás profesionales del archivo universitario tienen que estar considerados con arreglo a su responsabilidad, capacitación y estudios. Además, el personal de un archivo debe recibir la formación continuada, adecuada a su puesto, facilitando la asistencia a cursos, congresos y conferencias que amplíen y actualicen sus conocimientos. El voluntariado nunca debe considerarse como la forma más idónea para cubrir ciertas tareas. Los becarios, los objetores, los estudiantes en prácticas no deberían ocupar puestos de trabajo que requieran la dotación de una plaza de técnico con conocimientos específicos en archivística. Solo en aquellos casos que sea un complemento de formación para estudiantes o un servicio social diferenciado, se aconseja incorporar a este tipo de colaboradores.

Recursos económicos

Ciertamente, no se puede proponer aquí cual seria el presupuesto ideal para un archivo universitario, las diferencias entre los archivos, entre los costos en cada lugar y el incremento anual de estos costos, aparte de otras consideraciones más generales, hacen difícil este intento.Sin embargo, sería importante que en el presupuesto general de cada universidad, el archivo contase con una partida presupuestaria específica, habida cuenta de poder desarrollar plenamente sus funciones.El capítulo presupuestario más importante es, sin duda, el destinado al personal del archivo que por su importancia y complejidad hemos tratado en un apartado especifico.Sin embargo, hay que tener en cuenta otros capítulos presupuestarios sin los cuales el servicio de archivo no puede funcionar. A parte de los costes que la conservación y el mantenimiento que todo edificio y servicio ocasionan, el archivo debe prever una partida para la conservación y mantenimiento de edificios dotados con unas características especiales para la seguridad y conservación de su contenido. Conjuntamente con estos costes podríamos considerar los costes que ocasiona el mobiliario especifico de un depósito de archivo.También, se deben considerar los costes ocasionados por el material fungible utilizado en el archivo. Estos costes pueden variar en función de los distintos soportes de los documentos y de los tratamientos de conservación adecuados a sus características físicas, a parte de los costes que puedan ocasionar los planes de conservación y restauración de documentos, que a menudo realizan empresas externas.Los costes de conservación también pueden incluir la microfilmación y la digitalización de documentos.Actualmente, los archivos deben tener en cuenta los costes que la formación y la asistencia a congresos, conferencias, y reuniones ocasionan, dada la importancia que tiene para un buen funcionamiento del archivo una formación continua de su personal.En función de los fondos del archivo, también se puede disponer de una parte del presupuesto para la realización de estudios y trabajos técnicos para la organización de fondos específicos, o bien para las soluciones técnicas que algunos procesos del archivo demandan (aplicaciones informáticas...)A menudo para la realización de estudios y trabajos sobre los fondos del archivo se puede utilizar la formula de las becas o premios de estudio e investigación, se debe tener en cuenta esta posibilidad en la elaboración del presupuesto.El presupuesto del archivo también deberá tener en cuenta la divulgación y la difusión de sus funciones y de sus fondos, con los costos que esto supone. A estos costos se deberán unir los derivados de la edición de publicaciones sobre aspectos relacionados con las funciones del archivo o sobre la organización y estudio de sus fondos.Finalmente, es interesante disponer de una partida para la adquisición de la bibliografía necesaria tanto para las funciones técnicas como para completar la biblioteca auxiliar.Normalmente, un archivo universitario no se plantea tener en su presupuesto unos ingresos que no sean los que le destina la propia universidad. Sin embargo, hay que tener en cuenta la posibilidad de estos ingresos.

7. RECURSOS MATERIALES

Un archivo universitario debe estar dotado de los recursos informáticos básicos (ordenadores, programas, impresoras, etc.), y otros materiales necesarios para desempeñar sus funciones con plena normalidad.a) Recursos informáticosEn lo que se refiere a los recursos informáticos sería aconsejable disponer de todos los elementos indispensables de hardware, software y conexiones.Es importante que el archivo pueda adquirir un programa especial para la gestión de los documentos y del archivo en general. Puede que sea un programa comercializado, también llamados "llave en mano" y con el soporte técnico de la empresa que se encarga de su mantenimiento. Se aconseja que los archivos universitarios que quieran adquirir un programa de estas características, hagan un estudio a fondo y analicen las diferentes opciones del mercado. Hay dos elementos importantes en este proceso de selección que se deberían de tener en cuenta: la información de las experiencias de otros archivos, no esencialmente universitarios, que hayan implementado sistemas, y la creación de un grupo o comisión de trabajo que incorpore todos los técnicos o expertos (archiveros, informáticos, etc.) que se encargarán de valorar las propuestas. Sería muy perjudicial la adquisición del programa sin tener en cuenta la opinión del archivero que es, en definitiva, quien mejor conoce las necesidades.Otra opción podría considerar la elaboración de un programa específico y adecuado a las necesidades del archivo, bien sea a través de los propios servicios informáticos de la universidad, o bien a través de la contratación de los servicios de una empresa de programación externa. En cualquier caso, puede no tratarse de la opción más adecuada técnicamente, ni la más económica, pero se tendrán siempre que sopesar las diferentes posibilidades.El reto de los archivos en los próximos años será además de la automatización de su gestión, la integración de los documentos electrónicos que hoy en día ya se están generando. Todo ello debe conllevar un estudio más a fondo sobre algunas cuestiones como por ejemplo la clasificación y la recuperación de los documentos electrónicos y los temas derivados de su explotación y conservación. La obsolescencia de todo este material, las dificultades de su conservación y los costes de su mantenimiento son algunos elementos que debemos considerar y estudiar, sin que ello suponga una negación o no aceptación de estas tecnologías.b) Otros materialesEn el campo de las tecnologías de la reproducción y transmisión sería necesario disponer de una máquina fotocopiadora, una máquina destructora de documentos obsoletos, el fax y, opcionalmente según sean las necesidades, un lector-reproductor de microformas o un equipo para el tratamiento óptico de la documentación.En los archivos con documentos históricos se necesita material especial para la conservación y preservación de los fondos (cajas y carpetas de cartón neutro adecuados a cada soporte, lámpara de rayos ultravioletas, un armario ignífugo, ...etc.).También ciertos documentos de diferentes formatos (fotografías, carteles, videos, planos, ...etc.) o los documentos en soportes no convencionales (disquetes, microformas, ...etc.) requieren un equipamiento especial para su conservación.

Biblioteca auxiliar

Se aconseja el establecimiento de una biblioteca auxiliar para el archivo con obras básicas sobre la gestión de archivos y documentos, y la suscripción de revistas que permitan que el personal esté informado de cuales son las novedades más recientes. Las dimensiones de esta biblioteca están en relación al volumen y antigüedad de los fondos documentales, la propia orientación que cada archivero desee imprimir, y a circunstancias ajenas, como la proximidad de otros centros de información con fondos bibliográficos afines.

8. INSTALACIONES Y EQUIPOS

Para que el archivo universitario pueda cumplir su misión primordial (organizar, conservar, informar, etc.) se le debe dotar de instalaciones y equipos adecuados. Estos recursos se consideran indispensables para cualquier archivo universitario, sea cual sea sus dimensiones y características técnicas de sus servicios.Se aconseja consultar la bibliografía y las recomendaciones internacionales. A pesar de ello, se ha considerado importante hacer algunas referencias sobre las instalaciones y equipos materiales directamente relacionados con la problemática más inmediata de las universidades actuales.Algunos requerimientos relativos a las instalaciones y los equipos de los archivos universitario están relacionados con las características, el volumen y la antigüedad de sus fondos, el número de consultas y la cantidad de personal que trabaja en ellos.

Espacios del edificio

La correcta planificación de las instalaciones del archivo universitario, tanto si se considera la construcción de un edificio de nueva planta, cómo la adecuación de un edificio antiguo, es una cuestión esencial para facilitar las actividades archivísticas que se van a desarrollar.Referente al emplazamiento del archivo en el campus se pueden destacar las siguientes condiciones generales:-- El archivo universitario no debe estar lejos de los servicios administrativos, ya que su función de soporte administrativo se considera básica y primordial. De igual forma, debería estar cerca de los centros docentes, ya que el archivo, en muchos casos, es un centro importante de estudio e investigación para los profesores y alumnos.-- En las previsiones iniciales para la instalación de un archivo, se tiene que hacer la reserva del espacio suficiente para los servicios que ofrece y una previsión de suelo que tenga en cuenta el crecimiento de sus fondos. La falta de este espacio suele ser uno de los problemas más graves que condiciona su organización y reduce la efectividad de sus servicios.-- Se recomienda no compartir el espacio del archivo con otros usos o servicios universitarios, cómo algunas ocasiones sucede. De esta forma, es contraproducente aprovechar, por ejemplo, el espacio de almacén de documentos del archivo, para la conservación de otros materiales (publicaciones, libros, etc.).-- Es importante estudiar los accesos y la seguridad de las instalaciones. Así, pues, se debería evitar los terrenos húmedos, las oscilaciones de temperaturas, las contaminaciones, los terrenos deslizantes, etc., todo ello, afecta muy directamente a la conservación de la documentación y condiciona la efectividad de la difusión de sus fondos.-- Aunque la responsabilidad de la obra siempre recae en el arquitecto y en los servicios patrimoniales de la universidad, se debería tener en cuenta la opinión del archivero, que en definitiva es quien mejor conoce las necesidades del servicio.-- Se aconseja asesorarse bien antes de decidir una ubicación u otra del archivo. Es importante estudiar las características arquitectónicas del edificio destinado a archivo cuando se trata de un edificio adaptado o antiguo, o de igual forma, analizar todos los requisitos cuando se trata de un edificio de nueva planta.Todo archivo universitario debe contar con unos espacios bien determinados, que responden a funciones principales (recoger, custodiar, conservar e informar). Así pues, es imprescindible distinguir, como mínimo, tres áreas o zonas de trabajo: a) Área de depósitos documentales b) Área de servicios técnicos c) Área pública y de consulta

a) Área de depósitos documentales: La planificación de la instalación del archivo en las dependencias universitarias incluye la previsión de un espacio suficiente destinado al almacenamiento de los fondos documentales. Es recomendable hacer un estudio exhaustivo que tenga en cuenta todos los requisitos sobre el crecimiento documental de los fondos, las características arquitectónicas del lugar escogido, las condiciones ambientales, los aspectos funcionales, etc. La finalidad no es otra que proporcionar la seguridad y el control eficaz de los fondos documentales, permitir el almacenamiento y la recuperación rápida de los documentos.La falta de espacio suficiente para el almacenamiento de la documentación que ingresa periódicamente en el archivo, es uno de los problema más graves para su organización y un obstáculo importante para cumplir sus responsabilidades. Otras veces, la compartimentación del espacio o la dispersión de los depósitos del archivo son otros elementos negativos que se deben evitar. Algunos de estos problemas surgen, generalmente, porqué hay una gran demanda de espacios ocupados por otros servicios o actividades universitarias a los cuales se les da prioridad. Los armarios para instalar las cajas y legajos pueden ser fijos o compactos de raíles. Se recomienda consultar la bibliografía y hacer una elección con visión de futuro: se aconseja no invertir en algo temporal y de poca calidad.En nuestros días, es casi obligado que se prevean algunos depósitos o espacios acondicionados y equipamientos especiales para la conservación de los documentos esenciales o documentos en soportes no tradicionales (microformas, soportes magnéticos y soportes ópticos). El archivo debería estar preparado para recibir los documentos o archivos informáticos, todos estos son ya abundantes en las universidades.Además, dentro de esta zona de depósitos, se debe prever una zona cercana de trabajo para el procesamiento físico de los fondos que ingresan periódicamente. Algunos archivos pueden requerir en la misma zona una sala para limpieza, desinfección y desinsectación de los fondos, una sala para el tratamiento documental (clasificación, ordenación, inventario, etc.), una sala para la destrucción de documentos caducos, e incluso, un taller de restauración o de reprografía. Algunos de estos espacios pueden compartirse con otros servicios universitarios que también hacen uso de ellos.

b) Área de servicios técnicos: Cerca de los depósitos documentales debe localizarse un espacio destinado a los servicios técnicos del archivo, aunque nunca este espacio debe situarse dentro de los depósitos de la documentación, como muchas veces erróneamente ha sucedido. Esta zona de trabajo (despachos, salas de procesos técnicos, etc.) se debe diseñar en función del personal y las actividades que se realizan. Por ello se recomienda que se estudien a fondo todos los aspectos funcionales y las condiciones arquitectónicas de esta zona, cómo cualquier otro servicio universitario. A pesar de ciertas diferencias de las tareas propias de un archivo, esta zona no defiere demasiado de cualquier instalación de unos servicios administrativos.Habitualmente, esta zona se compone de los despachos de los técnicos, es decir, un despacho individual para el director o responsable del archivo con la distribución y las características funcionales que su cargo requiere, y los despachos del personal del archivo, técnicos y administrativos, según sea su número y su distribución en categorías, reflejo de su intervención en proceso técnico y físico de la documentación.Antes de diseñar esta área, como cualquier otra área del archivo universitario, se debería estudiar algunas actividades específicas que pueden necesitar algunas zonas especializadas, cómo por ejemplo la zona para la digitalización o microfilmación de documentos. Muchos de estos servicios (restauración, desinfección, etc.) pueden ser contratados a empresas que se dedican profesionalmente a ello.

c) Área pública y de consulta:Se define como una área abierta al público para la consulta de los fondos, sea cual sea la naturaleza o las dimensiones del archivo universitario. El diseño y las características ambientales de la sala de consulta tienen que corresponder al estudio general de la instalación del archivo en las dependencias universitarias. En esta sala se tienen que instalar todos los equipos necesarios (los monitores de videos, el lector de microfilms, los ordenadores, siempre que el servicio del archivo lo ofrezca) y el mobiliario adecuado a las actividades propias de la consulta de documentos.Se recomienda estudiar las actividades principales que se pueden desarrollar en esta área, puesto que determinan, en general, unas zonas bien delimitadas: una zona de información o referencia (con los instrumentos de descripción, el mostrador de información, etc.), una zona de lectura para los investigadores, una zona de exposición (si el archivo organiza exposiciones permanentes o temporales de sus fondos) y una sala de reuniones o seminarios, si no existe alguna sala cercana y se considera necesario. En algún lugar dentro de esta zona puede localizarse el espacio para la biblioteca auxiliar, un espacio para la reprografía, etc.Todo ello depende de las dimensiones y de los servicios que el archivo universitario ofrezca, pero se debería disponer, cómo mínimo, de una área de consulta claramente definida del resto de las instalaciones.

Características arquitectónicas

Los depósitos son parte del área reservada del archivo, de su uso exclusivo, destinados a la conservación de la documentación. Si todo el archivo debe reunir las características arquitectónicas de seguridad, en el depósito deben extremarse.Hay que conjugar dos factores: facilidad de acceso para recibir transferencias documentales y acceso controlado. Se calculará que el espacio destinado a depósito será un 60% del total de espacio del archivo. Si se necesitan espacios mayores de 250 m., equivalentes a unos 1.500 m. lineales, se compartimentarán los depósitos.Es preciso calcular la resistencia de las estructuras que fijaremos en el mínimo de 750 Kg./m. si las estanterías son fijas y 1.250 Kg./m. en el caso de compactos.La altura de las salas del depósito nunca superará los 2,50 m., siendo recomendada los 2 m.Los muros exteriores deben proporcionar aislamiento térmico e higrométrico. Los muros, suelos y techos deben estar construidos de materiales que resistan el fuego durante dos horas. Las puertas deben ser metálicas cortafuegos, con cerraduras antipánico.El resto de los elementos de carpintería deberían ser también metálicos.Es recomendable que en el depósito no existan ventanas, y si las hubiere su superficie no será mayor del 10%No se accederá al depósito desde ningún tipo de ascensor o montacargas; pero sí que debe estar comunicado con el resto de los servicios internos, talleres, despachos y salas de consulta. El pavimento será despiezado de material pétreo pulimentado o de resinas sintéticas termoestables.Crecimiento del depósito y de los servicios técnicos del archivo con relación al número de alumnos:

De 5.000 a 10.000 alumnos100 metros anuales2 despachos
1 sala de procesamiento técnico
1 sala de consultas
1 depósito
De 10.000 a 30.000 alumnos100 - 300 metros anuales2 - 3 despachos
1 sala de procesamiento técnico
1 sala de consultas
1 - 2 depósitos
Más de 30.000 alumnosMas de 300 metros anuales3 - 4 despachos
1 - 2 sala de procesamiento técnico
1 sala de consultas
2 o más depósitos

Mobiliario

Las estanterías son el componente esencial de los depósitos.Las estanterías serán metálicas, incombustibles, inocuas, sólidas, sin elementos cortantes ni punzantes, cómodas de manejar y con capacidad para desplazarse en altura cada 25 mm.; con los laterales cerrados y las divisiones interiores abiertas.La altura, para que sean accesibles sin escalera, será de 1,90 m. El ancho de cada módulo será de 1 m., y el fondo de las baldas de 40 cm. Los bloques de estanterías tendrán una separación de 1,20 m., y entre cuerpos 0,80 m. Si las estanterías son móviles, además de necesitar un pavimento perfectamente horizontal, como sólo hay uno o varios cuerpos fijos y los demás se desplazan sobre raíles por un motor o mecanismo manual, se ahorra el espacio de los pasillos.El mayor volumen de la documentación será en papel, pero hay que prever la existencia de otro tipo de material como películas, material magnético, que requerirán almacenaje especial. Los planeros, por ejemplo son ya un elemento normalizado; y ahora se pueden adquirir armarios de seguridad antitérmicos y magnéticamente seguros para todo tipo de material magnético.Los envases y cajas que se utilicen serán de cartón no ácido y resistentes, sólidos, con uno de los lados abatibles para mayor facilidad de uso, y de dimensiones normalizadas (38 x 28 x 12 o DINA-4).

Condiciones de instalación: peligros y prevenciones

  • Las condiciones ambientales han de vigilarse constantemente para evitar deterioros en la documentación.
  • La temperatura del depósito no debe ser inferior a 15ºC. ni superior a 21ºC, siendo lo ideal 17-18ºC, con oscilaciones inferiores a + 3ºC.
  • La humedad relativa se situará entre 45 y 65%, con unas variaciones + 5%.
  • a relación entre humedad/temperatura también tiene que ser constante. Ha de evitarse la incidencia de la luz solar en la documentación por lo que si hay vanos se instalarán en ellos filtros solares permanentes.
  • El sistema de calefacción o refrigeración no será por agua, sino por aire, siendo imprescindible una ventilación natural controlada, que haga circular el aire evitando la entrada de polvo, mediante filtros.

Para facilitar la limpieza del polvo, los revestimientos de las paredes y suelos serán sintéticos.La iluminación, incandescente, será suficiente con 100 lux a nivel de pavimento. Se situarán 60 W. cada 2 metros en los pasillos entre estanterías y 75 W. cada 4 ó 5 en los pasillos centrales. Un interruptor general a la entrada y varios parciales en los pasillos así como tomas de electricidad con cubierta de seguridad son otros requisitos de la instalación eléctrica.En cuanto a la prevención, detección y extinción del fuego, los materiales empleados tienen que ser incombustibles. Se instalará un sistema de detección automática de humos así como pulsadores de alarma. También habrá extintores portátiles de polvo trivalentes.El depósito tiene que estar aislado del resto de las dependencias, y evitaremos que pasen por su recinto conducciones eléctricas. Las salidas de emergencia estarán bien señalizadas y las puertas metálicas cortafuegos con cerraduras antipánico deben ser holgadas para que no se bloqueen con el calor.Por lo que se refiere a los factores biológicos degradantes (insectos, roedores y microorganismos), la prevención se concreta en instalaciones herméticas, control de las condiciones ambientales y limpieza regular, que incluye desinfección y desinsectación, de los depósitos, que al menos debe ser una vez al año. Habrá que controlar en qué condiciones están los documentos que se ingresan, y si es necesario desinsectarlos previamente en la sala de trabajo.No se justifica en archivos pequeños (menos de 10 Km. de documentación), como son los universitarios, la existencia de una unidad de restauración que precisa un personal muy cualificado y unas instalaciones de coste muy elevado, que no se rentabilizan. Será más conveniente acudir a los centros regionales y nacionales especializados, aunque el tratamiento se demore en el tiempo.

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