Ante la aprobación de los nuevos estatutos de las universidades españolas, de conformidad con las disposiciones de la Ley Orgánica de Universidades, la Conferencia de Archiveros de las Universidades (C.A.U.) nos proponemos informar a las universidades sobre la adecuación de los archivos y documentos en los nuevos estatutos, a través de algunas recomendaciones de carácter general.

Estas recomendaciones surgen como resultado del trabajo del grupo de archiveros CAU que en casi una década de andadura ha emitido informes, estudios técnicos y conclusiones con la finalidad de contribuir a la eficacia y rentabilidad de los servicios de archivo, y la salvaguardia del patrimonio documental de las universidades.

Asimismo, consideramos que las universidades se sitúan ante un reto histórico que va a condicionar su trayectoria futura, pues aquellas universidades que desarrollen programas integrados de documentos y archivos incidirán en áreas directamente relacionadas con la calidad y la gestión del conocimiento. Igualmente, la inclusión de este programa archivístico en el modelo de gestión universitaria aportará trasparencia y eficacia en los procesos administrativos y académicos.

Estas recomendaciones de la Conferencia de Archiveros de las Universidades (CAU) se basan en la propuesta para desarrollar el artículo 73.2, de la Ley Orgánica de Universidades (LOU), donde se especifica que se corresponde al personal de administración y servicios de las Universidades públicas el apoyo, asistencia y asesoramiento a las autoridades académicas, el ejercicio de la gestión y administración, particularmente en las áreas de recursos humanos, organización administrativa, asuntos económicos, informática, archivos, bibliotecas, información, servicios generales, así como cualquiera otros procesos de gestión administrativa y de soporte que se determine necesario para la Universidad en el cumplimiento de su objetivo.

Hay otra referencia importante en la LOU relativa al patrimonio de las universidades, que se deberá tener en cuenta por su incidencia en el patrimonio documental, esto es, el artículo 80.2 en el cual se exceptúan los bienes que integren el Patrimonio Histórico Español. A pesar de todo, entendemos que este artículo no debe condicionar las actuaciones y la gestión correspondiente al mismo por parte de cada universidad.

A tenor del citado artículo 73.2, recomendamos incluir en los futuros textos estatutarios, algún artículo que sucintamente recoja las siguientes consideraciones como ejes básicos y comunes para alcanzar los objetivos expuestos.

CONSIDERACIONES:

1. Los estatutos deberían mencionar de forma explícita la existencia del archivo, como un servicio universitario, que desarrolle un modelo de gestión global de toda la documentación administrativa, docente y de investigación, bajo una dirección técnica que diseñe e implante un sistema archivístico universitario único. Esto es, considerar al archivo como una unidad funcional que engloba toda la evolución del ciclo documental, desde su génesis hasta su conservación definitiva o eliminación, según su vigencia administrativa y legal.

2. La articulación del archivo universitario en los estatutos debería tener en cuenta su misión trasversal y horizontal con incidencia directa en todos los documentos y archivos de la institución universitaria, esto es, todos los documento durante su evolución (producción, tramitación y archivo), con independencia del soporte material o formato. Para ello, es imprescindible que las universidades dispongan de un sistema de gestión documental y archivístico integrado que facilite la eficacia en la recuperación de la información y eficiencia en la producción, utilización y disposición de los documentos.

3. Los textos aprobados deberían asegurar un rango administrativo y la adscripción del archivo universitario a un órgano de gobierno con competencias en la materia, principalmente hemos defendido la vinculación al Secretario General, como uno de los más adecuados por su incidencia directa en los temas de acceso, custodia de documentos y procedimiento administrativo, entre otros. Esta posición aseguraría el cumplimiento de las anteriores consideraciones, es decir, la posibilidad de incidir en todos los documentos, fases de su evolución y en cualquier centro o unidad administrativa y docente. El órgano de gobierno responsable del sistema debe tener competencias reconocidas y suficientes sobre toda la documentación y archivos del sistema, puesto que ocupa una posición central con incidencia generalizada en toda la estructura universitaria.

4. El archivo universitario debería incluir todos los fondos documentales (administrativos e históricos fundamentalmente, y de otra procedencia que se decidan ingresar) y la total integración de los programas archivísticos en un único modelo de gestión. Sería, pues, aconsejable que el servicio de archivo planifique, implante y evalúe un sistema homogéneo y unificado para todos los fondos administrativos e históricos, o de otra índole, que contribuya a la racionalización de costes e inversiones a todos los efectos.

5. Se propone que se incluya, si así se estima, alguna referencia a la incorporación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, sin reservas y con la necesaria intervención del servicio de archivo. En este sentido, se debería tender a un modelo participativo, tanto en lo que se refiere al diseño e implantación de las TIC, así como todos aquellos métodos administrativos y tecnológicos que afecten a la producción documental y al acceso a la información electrónica, en general.

6. Para alcanzar la máxima efectividad del archivo universitario, se debería favorecer un sistema que incluyera todas las técnicas y métodos para el control, tratamiento, valoración y expurgo de todos los documentos, en concordancia con las prescripciones legales sobre patrimonio documental, sin perjuicio de las competencias y la autonomía de cada centro. En este sentido, se podría incluir alguna referencia a la necesaria asunción de las responsabilidades inherentes a la gestión del patrimonio documental universitario, incluidos los temas de valoración y expurgo del mismo.

7. Pueden igualmente tenerse en cuenta otras referencias como la necesaria conservación, accesibilidad y difusión de los fondos, según la normativa técnica y legal vigente sobre estas materias. A tal efecto, deberían tenerse en consideración la necesaria disponibilidad de recursos, equipamientos e instalaciones suficientes para ejercer con eficiencia estos cometidos fundamentales de un servicio de archivo.

En conclusión todo ello se puede sintetizar en la idea siguiente:

Estas consideraciones básicas y esenciales para adecuar la presencia y funcionamiento del servicio de archivo en el futuro de las universidades, pueden conllevar otras consecuencias, como la adaptación de algunos reglamentos de archivos ya aprobados y vigentes, o el desarrollo posterior de otros mecanismos de control, implantación y evaluación de las políticas y procedimientos de la gestión de documentos y archivos universitarios.

Valencia, a 14 de Junio de 2002