Autores y vocales de la Conferencia de Archiveros de la Universidades (CAU):

D. Joaquim Borràs, Universitat Pompeu Fabra
Dña. Ángeles Montes, Universidad de Córdoba
Dña. Ángeles Moreno, Universidad de Valladolid
D. Pedro Olassolo, Universidad Pontificia Comillas de Madrid

• Introducción de los archivos en las universidades   
• Tratamiento y características de los fondos
  2.1 Intervención y naturaleza de los fondos
  2.2 Instrumentos del tratamiento
• Sistemas archivísticos en las universidades
  3.1 Dependencia y rango administrativo
  3.2 Desarrollo del marco normativo
  3.3 Estructuración del sistema
• Gestión de recursos:
  4.1 Recursos humanos y económicos
  4.2 Instalaciones y equipamientos
  4.3 Recursos tecnológicos
• Servicios:
  5.1 Servicios de referencia
  5.2 Tipología y formación de usuarios
  5.3 Actividades de difusión
• Conclusiones

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1. Introducción de los archivos en las universidades

El objetivo de este informe es dar a conocer un panorama lo más actualizado y realista posible sobre la situación que afecta a los archivos universitarios españoles, entendiendo a éstos como las unidades especializadas en la gestión, conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales.

Este documento se basa en los resultados de la encuesta remitida en el mes de marzo de 2001 a las 68 universidades públicas y privadas censadas, de las que han contestado 48, lo que representa un 80%, y le otorga un amplio margen de fiabilidad, mayor si cabe si pensamos que de las 20 universidades que no han contestado, sólo cuatro tienen archivo (Alicante, León, Pontificia de Salamanca y Rey Juan Carlos) y que de las dieciséis restantes, diez son universidades privadas, la mayoría de corta trayectoria [1] .

Agradecemos desde aquí la colaboración de todas aquellas universidades que han cumplimentado la encuesta, indispensable para la elaboración de este informe

La comparación entre estos datos y los obtenidos en anteriores encuestas (cuyos informes resultantes se presentaron en el Encuentro de Secretarios Generales de abril de 1997, celebrado en La Rioja y en las XVII Jornadas Gerenciales de Universidades que tuvieron lugar en Valencia en 1999) nos permite además aportar una visión evolutiva sobre los archivos universitarios, que se remonta hasta 1994, fecha en que se constituye la Conferencia de Archiveros de Universidades, CAU, y a partir de la cual se cuenta ya con algunos elementos de valoración.

En este sentido, el hecho de que el porcentaje de universidades con archivo haya descendido respecto de años anteriores se debe a que se han creado 17 universidades desde 1995 [2] , ya que en términos absolutos la evolución positiva es clara: de las 24 universidades con archivos en 1994 pasamos a las 40 que lo tienen en la actualidad.

Para la interpretación correcta de los datos hay que decir que hay universidades que mantienen dos unidades de archivo, administrativo e histórico, con adscripciones orgánicas distintas y atribuciones diferenciadas sobre una división artificial de los fondos. (Es el caso de la Complutense, Sevilla, Zaragoza y Valencia [3] )

Este incremento significa una apuesta clara, aunque insuficiente todavía (sólo un poco más de la mitad de las universidades españolas cuentan con Archivo, por la estructuración en su organigrama de servicios y unidades capaces de garantizar el tratamiento, conservación y recuperación de los documentos universitarios en aras de una gestión administrativa más eficaz y transparente, necesaria para la documentación de actuaciones para la toma de decisiones y la defensa de sus propios derechos.

Archivos Universitarios
Universidades con archivo	40	57%
Universidad sin archivo	29	43%
Universidades con previsiones de su creación	4

 Una segunda interpretación de estos datos nos lleva a la consideración de que todavía la mitad de las universidades españolas carecen de los mecanismos de control de la enorme masa de documentos que generan, favoreciendo su acumulación e imposibilitando con ello su recuperación, en detrimento de una gestión eficaz.

 Otra consecuencia es la dificultad para garantizar el cumplimiento de la legislación que les obliga, en tanto que administraciones públicas, a facilitar el acceso de los ciudadanos a los documentos, así como a conservar y proteger el Patrimonio documental.

En este sentido, hay que recordar que, según establece la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español "tienen consideración de Patrimonio documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquier organismo o entidad de carácter público..." Es decir que las medidas de protección afectan a todos los documentos desde que se producen en las unidades administrativas, y no sólo a aquellos en que la perspectiva del tiempo permite apreciar ya valores testimoniales o históricos.

Es de esperar, por tanto que no se detenga esta evolución, aunque sólo cuatro de las universidades sin archivo que han contestado expresan su decisión de crearlo en fechas próximas.

Por otro lado, el punto de inflexión en que se haya cada archivo universitario es distinto, siendo indicadores de esta desigual situación los aspectos analizados a lo largo de este informe, tanto los que se refieren a los medios materiales y humanos asignados, que van a tener relación directa y proporcional con los servicios y actividades realizadas y sobre el nivel de tratamiento de los documentos, como los que   afectan a la regulación del sistema archivístico y a la adscripción y rango de las unidades de archivo, con consecuencias sobre la capacidad de intervención documental, 

 

2. Tratamiento y características de los fondos  

2.1 Intervención y naturaleza de los fondos:

Según la teoría archivística se debería contar con un sistema integral de gestión de documentos y archivo, a fin de intervenir en el proceso documental desde la creación o recepción de un documento en cualquier unidad, cualquiera que sea su soporte, hasta que se transfiera a los correspondientes archivos para su conservación definitiva o eliminación, según sea su valor administrativo, fiscal, legal o histórico.

La realidad en los archivos de las universidades españolas es bien diferente. Así, nos encontramos con que tan solo 22 archivos afirman intervenir en toda la documentación. En 12 archivos se interviene en la documentación activa y semiactiva, es decir, en los documentos administrativos de uso corriente y en los documentos de consulta esporádica conservados en otro depósito (en el archivo intermedio). Son 9 los archivos que intervienen en la documentación semiactiva e inactiva, es decir, los documentos de consulta esporádica y documentación histórica. Hay 11 universidades que responden no tener ningún tipo de intervención en sus fondos documentales, lo que es altamente preocupante.

Tratamiento de la documentación
Toda la documentación	22	41%
Documentación activa y semiactiva	12	22%
Documentación semiactiva e inactiva	9	17%
Sin tratar	11	20%

 Por si este panorama no fuera suficientemente desalentador, 31 de las universidades se encuentran en una situación de déficit respecto al tratamiento de la documentación, pues la acumulada en el transcurso del tiempo en depósitos variados no ha podido ser asumida por el servicio de archivo y sigue en condiciones de inaccesibilidad y expuesta a deterioro. 20 universidades manifiestan tener más de 5 depósitos sin organizar y 10 tienen entre 1 y 3 depósitos sin intervención alguna.

Depósitos sin organizar
Más de 5	20 universidades
Entre 3-5:	1 universidades
Entre 1-3:	10 universidades

Estas cifras y la experiencia cotidiana nos demuestran que en las universidades españolas existen demasiados depósitos con documentos en condiciones ambientales deficientes (humedad, temperaturas extremas, sin controles contra incendios o hurtos...).

Anticipando una de las conclusiones, habría que diseñar sistemas de archivo integrados, capaces de diseñar criterios homogéneos que fijen las políticas y procedimientos globales para todos los órganos y centros universitarios, solventando los problemas derivados de la desorganización y la masificación de la documentación en las universidades españolas contemporáneas.

Respecto a la naturaleza de los fondos custodiados, 37 universidades manifiestan tener únicamente fondos administrativos, lo que es normal si tenemos en cuenta su reciente fundación. Otras 26 universidades tienen fondos históricos, evidentemente las más antigua). Es importante señalar que 12 archivos universitarios también tienen en custodia documentación procedente de otras instituciones o personas: si bien es este momento los fondos documentales obtenidos en donación o depósito son muy variados, se debería potenciar y extender la práctica de recoger fondos de archivo de particulares ligados a las respectivas universidades.  

Naturaleza de los fondos
Administrativos	37
Históricos	26
Donaciones y Legados	12

Los formatos y soportes documentales mayoritarios siguen siendo documentos y expedientes en papel. Hay audiovisuales en 13 archivos; gráficos (mapas y planos principalmente) en 22; fotográficos en 21; de gran formato en 20; microfilmados en 11 y electrónicos también en 11. Es muy importante señalar que no existen copias de seguridad como práctica sistemática, lo que coloca a las instituciones en situación de indefensión frente a emergencias; y que si bien parece obvio que todas las universidades tienen procesos de gestión administrativa automatizados esto no se refleja en una conservación profesional de los soportes electrónicos, lo que demuestra una poco rentabilidad de los recursos invertidos en esa gestión automatizada. En este sentido desde los archivos se podría participar en el diseño y desarrollo de los sistemas de gestión administrativa automatizada, su conservación y accesibilidad, como garantía de la disposición actual y futura de todo la información en ellos generada. Sería una paradoja poder disponer de la documentación generada en época medieval pero no de lo generado por Ominix, o Sigma o Sorolla, por citar algunos de los desarrollos informáticos más utilizados en las universidades, en los últimos años.  

Formatos y soportes documentales

Documentos audiovisuales                  13 Documentos gráficos                          22 Documentos fotográficos                    21 Documentos gran formato                   20 Documentos electrónicos                    11 Documentos microfilmados                 11

2.2. Instrumentos del tratamiento:

Uno de los indicadores que revela el grado de eficacia y desarrollo de cualquier archivo es la posibilidad y facilidad de acceso a la información que contienen sus documentos. A ello se llega mediante la fase del tratamiento archivístico denominada descripción y que se materializa en la existencia de algunos instrumentos para facilitar el control, conocimiento, información y consulta del fondo documental.

Sin estos instrumentos para el tratamiento de la información el archivo se convierte en un mero almacén de documentos impenetrable, sin ningún sentido práctico y completamente inútil.

Dentro de un sistema integrado de gestión de documentos, el control de los mismos deberá comenzar en las propias oficinas productoras y continuar con la trasferencia [4] de los documentos de éstas a los archivos de un modo sistemático y reglado.

Instrumentos de descripción

Registro de transferencias      29 archivos Relación de entrega               29 archivos Guía                                     8 archivos Inventarios                          30 archivos Catálogos                            17 archivos

De las 39 universidades que han respondido a la encuesta, 29 cuentan tanto con la existencia de, al menos, relaciones de entrega [5] (lo cual indica que hay relación entre las distintas fases de archivo) como de registros de transferencias.

Junto a estos instrumentos de control existen los denominados instrumentos de descripción, que son los instrumentos de referencia que se elaboran en el propio archivo y que, dentro de la fase de descripción, proporcionan información sobre la generalidad del archivo (las guías), sobre fondos (los inventarios) o sobre las series documentales (los catálogos) y que pueden estar acompañados de otros instrumentos auxiliares (índices).

La guía, existente en 8 archivos, describe globalmente los fondos documentales.

El instrumento de descripción más generalizado en nuestros archivos es, sin embargo, el inventario, existente en 30 universidades. Con él se describen las series documentales de un fondo documental, siguiendo su organización.

Numerosos archivos de universidades cuentan con catálogos, instrumentos de referencia en los que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describen unidades documentales relacionadas por su autor con arreglo a diferentes criterios. Ofrecen una información exhaustiva de una parte del fondo documental.

Para contar con una idea global del fondo documental, identificar las series documentales y tener los elementos para su posterior valoración y potencial eliminación el instrumento más adecuado es el inventario. Gracias a la visión global que nos aporta el inventario podemos hacernos una idea de las diferentes series documentales con que contamos en los archivos universitarios y elaborar el Cuadro de clasificación.

Cuadro de clasificación
Disponen cuadro de clasificación	25
Funcional	11	28%
Orgánico-Funcional	5	13%
Otros	1(series)	3%
No contesta	1	3%

Los Cuadros de clasificación son los instrumentos de consulta resultado de la fase de identificación que reflejan la organización de los fondos documentales.

Sólo 25 de las universidades que han respondido a la encuesta afirman contar con Cuadro de clasificación. En algunos casos los que no lo tienen (14, un 35% del total) se encuentran en proceso de identificación del fondo.

Dentro de los cuadros de clasificación los tipos más frecuentes son los que reflejan una estructura jerárquica basada en el análisis de las funciones llevadas a cabo por la institución, los funcionales (11, un 28% del total) y los elaborados a partir del reflejo de la estructura orgánica de la universidad, los orgánicos (5, un 13%). En ocasiones se acude a una solución que permite combinar los aspectos más positivos de ambos modelos de clasificación en un cuadro orgánico-funcional (7, un 18%).

 

3. Sistemas archivísticos en las universidades:

El sistema archivístico de una universidad se compone de un conjunto de estructuras, funciones y normas que deben estar perfectamente desarrolladas dentro de un programa uniforme, ocupando el sitio apropiado en el organigrama de cada universidad.

3.1. Dependencia y rango administrativo

Las universidades españolas ante el reto de ofrecer servicios eficaces y eficientes para la comunidad universitaria y los ciudadanos en general, se han planteado cambios sustanciales en las antiguas estructuras administrativas. Ahora, uno de sus objetivos es atender a todas las demandas con la máxima diligencia, objetividad y trasparencia, administrativa, siempre dentro de la legalidad establecida, así como la prestación de servicios de mayor calidad. En este contexto, el servicio de archivo universitario juega un papel fundamental.

Para contribuir a estos retos, es imprescindible que el archivo universitario ocupe la posición y el rango adecuado en el organigrama de las universidades, además de tener una dependencia orgánica y funcional a un órgano de gobierno adecuado -considerando en nuestra opinión que la mejor opción es la del secretario general-, para desarrollar su misión con capacidad y competencias reconocidas en la materia. Sólo de esta manera, se alcanzará el nivel deseado en relación al control, custodia, protección, conservación y accesibilidad a la documentación de cualquier época, formato o soporte. Funciones todas ellas, que suelen estar muy relacionadas con las competencias de los secretario generales de las universidades en los correspondientes estatutos.

Analizando la situación actual de los archivos universitarios en relación a su doble dependencia (orgánica y funcional), observamos que la tendencia de estos últimos años viene siendo positiva en relación a su vinculación con secretaria general, a pesar que existen otras fórmulas, a nuestro modo de ver, menos adecuadas por pertenecer a una visión excluyente o limitada de estos servicios.

Así, podemos confirmar que la adscripción orgánica de los archivos en la actualidad es del 42% a Secretaria General, una mayoría significativa pero todavía insuficiente, pues no llega a la mitad; si bien es cierto que este porcentaje dista bastante de otras opciones (la segunda es Biblioteca con el 14% y el resto de dependencias -como observarán-, todavía son más minoritarias).

Adscripción orgánica del archivo

Secretaría General               17       42% Biblioteca                            6       14% Gerencia                              5       12% Vicerrectorados                     3         7% Gabinete de Organización y Control                                 1        3% Servicio Régimen Jurídico        1         3% Servicio de Archivos                1        3% Oficialía Mayor                       1        3% Recursos Humanos y Organización                          1        3% No responden                         3       7%

 

En lo que concierne a la adscripción funcional, también se confirma la dependencia generalizada a secretaria general (45%), a pesar de que observamos otras fórmulas pertenecientes a universidades que, si bien orgánicamente los vinculan a secretaria general, algunas de ellas han delegado sus funciones a otros servicios universitarios con ciertas concomitancias -véase el caso de biblioteca-, pero con evidentes diferencias. Estas circunstancias, igualmente, pueden debilitar el necesario reconocimiento al servicio de archivo en relación a su cometido, dentro de otra unidad que en modo alguno favorecerá su desarrollo normalizado. Esta evolución está muy relacionada con la necesaria vinculación del archivo a un órgano que tenga las competencias y el ámbito de incidencia global en toda la institución universitaria.  

Adscripción funcional del archivo

Secretaría General              18        45% Biblioteca                          13        33% Gerencia                             2          5% Servicio de Información, Registro y Archivo                               1          3% Servicio de Archivos              1          3% Oficialía Mayor                     1          3% No responden                      3          8%

 

Entre los presentes, seguramente es de sobra conocida la posición en este tema de los archiveros en los último años, sería pues reiterativo incidir en estos argumentos, pero podemos aportar nuestra experiencia que indica que en aquellas universidades que se ha resuelto favorablemente la cuestión de la adscripción del archivo al órgano apropiado    -eso es secretaria general-,se han desarrollado sistemas integrales para gestionar su documentación y sus archivos, con la deseada incidencia general en toda la institución. Este marco ha proporcionado el desarrollo y la aprobación de la normativa archivística capaz de regular los principios y procedimientos esenciales del programa, la dotación progresiva de recursos y la proyección de este servicio a toda la comunidad universitaria.

El futuro nos aguarda un desarrollo todavía mayor en aspectos tales como la gestión, custodia y conservación de los documentos y archivos electrónicos, con la consiguiente regulación de los procesos que ello implica; y sólo desde esta posición central, elevada e integradora de todos los soportes documentales se podrá abordar con cierto éxito estos proyectos digitales, presididos por el secretario general, a través -por ejemplo- de las comisiones técnicas pertinentes.

En este análisis constatamos, igualmente, que así como parece indiscutible la adscripción del archivo a secretaria general en cuanto a los fondos administrativos, parece que hay todavía cierta tendencia a disgregar los fondos históricos a otros servicios, considerando sólo su valor histórico o cultural. Así pues, sería deseable estructurar servicios de archivos únicos, bajo la dependencia del secretario general, sin fracturas o divisiones artificiales.

 

3.1. Desarrollo del marco normativo

Las actividades y funciones de los archivos universitarios se enmarcan dentro del régimen jurídico general sobre archivos y documentos de la Administración Pública, siendo sus hitos la propia Constitución Española, la Ley 16/85 de Patrimonio histórico Español y la normativa al respecto emitida por las CCAA, así como la legislación en materia de Procedimiento administrativo.

Por otro lado, en el ámbito universitario la Ley de Reforma Universitaria no se ocupa de este aspecto, que es recogido con diferencias en los Estatutos universitarios, concretamente en doce de ellos, representando tan solo un 31% frente a un 69% de Estatutos que lo ignoran, siempre circunscribiéndonos a las universidades encuestadas. En este sentido, han sido pocos los cambios desde el estudio de 1997 en que se mencionaba el Archivo en 9 estatutos universitarios.

Es usual la cita al Archivo de la Universidad al enumerar las competencias del Secretario General, siendo pocos los que lo definen como servicio de la universidad y expresan sus funciones, como sería deseable ocurriera en todos los casos y aconsejable se planteara por aquellas universidades actualmente en vías de reforma de sus bases estutarias.

Otro caso es de los Estatutos que otorgan la competencia sobre el Patrimonio Documental a la Biblioteca Universitaria englobando al Archivo Histórico dentro de aquella como una sección o apéndice en un planteamiento heredado de otros momentos históricos.

Aparte de esta norma básica, los archivos universitarios precisan de un Reglamento en el que se plasme el sistema archivístico y se articule y fije el régimen de responsabilidades, funcionamiento y servicios de cada uno de los archivos que conformen el sistema, facilitando el tratamiento adecuado de los documentos en cada fase de su ciclo vital. El Reglamento se convierte así en instrumento indispensable para la correcta gestión del patrimonio documental en las universidades.

En los últimos años han sido varias las universidades que han redactado el reglamento de sus archivos, y es sintomático que de las 12 que contestan afirmativamente, (28% de la muestra) uno haya sido aprobado en 1992, otro en 1996, dos en el 97, tres en el 98, dos en el 99, y otros dos en el 2000, dando muestras de una voluntad reciente de dotar a sus archivos de un texto regulador de su funcionamiento desde el enfoque actual de la gestión documental. A ellas parece se unirán pronto cinco que manifiestan tener un borrador o anteproyecto de reglamento.                             

Por otro lado, hay varias universidades, de las que algunas también cuentan con reglamento, que a falta de un reconocimiento estatutario de la existencia de la unidad especializada en el tratamiento documental, se sirvieron de una acuerdo o resolución para definirla y adscribirla orgánicamente. Ocho han utilizado en algún momento, antes de dictar el reglamento correspondiente o a falta de él, la vía de la circular para hacer públicas directrices concretas de las que destacan las que se refieren a las transferencias de los documentos o la organización de los archivos de gestión u oficina.

En contraposición restan 18 universidades, un 45% de las encuestadas, cuyo archivo no dispone aún de estas normas básicas que favorecen la inserción del archivo dentro de la estructura administrativa universitaria y la difusión de sus servicios al resto de unidades, servicios y órganos, lo que nos lleva a la consideración de que casi la mitad de los archivos universitarios españoles desarrollan sus actividades y funciones sin el apoyo de la base legal necesaria para evitar situaciones de indefinición, confusión o cuanto menos ambigüedad.

En todos los Reglamentos de Archivos Universitarios se dedica especial atención a la Comisión de Archivos que, con distintos nombres (Comisión de Calificación, Comisión de Valoración, etc.) se crea en las Universidades como órgano colegiado con competencias sobre la valoración y selección de los documentos para su conservación o expurgo, y de vital importancia por tanto para la racionalización y control de la enorme masa documental generada por las Universidades en el ejercicio de sus funciones.

Son doce (un 31%) de las universidades encuestadas las que cuentan ya con esta comisión, que en los 27 casos restantes (un 69%) no existe.

Régimen de la documentación y del archivo

Estatutos: Consta        12 universidades   31% No consta    27 universidades   69%   Normativa específica: Reglamento 12 archivos           28% Acuerdo        3 archivos            7% Resolución    2 archivos             5% Circular         8 archivos          19% Sin regular   18 archivos          41%

3.2. Estructuración del sistema

Como resultado del establecimiento del sistema archivístico de cada universidad puede existir un único centro o archivo con toda la documentación (administrativa e histórica) o varios centros que reflejan la estructuración del ciclo documental (archivos centrales, archivos intermedio, archivos históricos, etc.). A pesar de todas las posibilidades, debería asumirse la total integración de todos los centros bajo una dirección única, o lo que es lo mismo, una concepción integradora de toda la evolución documental.  

El análisis de los datos de la encuesta nos demuestra que predominan los archivos generales o únicos (42 % del total), seguidos de los archivos históricos (22%), los archivos centrales administrativos (20%) y los archivos intermedios (16%).  

Tipos de archivos

Archivos Generales                 20     42% Archivos Centrales Admvos.     10     20% Archivos Intermedios                8    16% Archivos Históricos                 11     22%

Si tenemos en cuenta que los distintos centros pueden ser la lógica evolución o estructuración del sistema archivístico, especialmente en aquellas universidades con más tradición histórica y con fondos antiguos, sería deseable que todos formaran parte del único servicio de archivos en la lógica concepción homogénea del sistema. Esto nos lleva a la consecuencia de proponer que el servicio de archivos tenga competencias sobre todos los documentos y archivos sin excepción, con una dirección técnica uniforme y coherente.

La mayoría de las universidades son de época contemporánea con fondos administrativos, razón por la cual debería insistirse en la racionalización de la estructura del sistema en un único archivo con todos los fondos y no caer en las falsas divisiones entre archivo administrativo y archivo histórico. Estas universidades tienen la posibilidad de asumir de forma más armonizadora la propia evolución de la institución, con la optimización de los recursos económicos y documentales, pues sería contradictorio tratar y procesar dos veces los mismos fondos con criterios y profesionales distintos. En la era de la gestión del conocimiento, ¿Podemos imaginar el lastre de fraccionar innecesariamente la base de este conocimiento, es decir la información, que es el resultado de una organización basada en el propio principio de procedencia?.

En conclusión, los datos de la encuesta se pueden valorar positivamente cuando son resultado de una concepción unitaria del sistema archivístico de la universidad, ya sea en distintos centros o un único archivo. A pesar de todo, sería aconsejable insistir en un modelo único de gestionar los documentos y archivos de las universidades superando las divisiones artificiales y anacrónicas entre archivos administrativos y archivos históricos.