RESUMEN Y CONCLUSIONES DE LAS XIV JORNADAS DE LA CONFERENCIA DE ARCHIVEROS DE LAS UNIVERSIDADES ESPAÑOLAS (CAU/Crue)
Entre el 4 y el 6 de junio tuvieron lugar en la Universidad Jaume I de Castellón las XIV Jornadas de la CAU/CRUE. El tema de las Jornadas fue la gestión estratégica en los archivos universitarios. El espacio europeo, la administración electrónica… dibujan un nuevo escenario en las Universidades, y también en los archivos, que nos adaptamos a nuevos soportes, nuevas metodologías de trabajo y, en consecuencia, necesitamos nuevas estrategias a seguir. En las ponencias y mesa redonda de las Jornadas se reflexionó sobre diferentes estrategias de planificación, comunicación, formación y difusión.
En este contexto, la CAU presentó su I Plan Estratégico, resultado de la reflexión sobre la situación actual y demandas de los archiveros, con el objetivo de establecer las líneas de actuación para los próximos años y así cumplir con la finalidad de la CAU de impulsar la colaboración entre los archiveros universitarios y difundir sus resultados de trabajo.
Las Jornadas se iniciaron con la ponencia inaugural de Francesc Solé, director de la Cátedra UNESCO de gestión de las Universidades, y catedrático del Departamento Organización de Empresas, Universitat Politècnica de Catalunya, quien habló de la importancia de la gestión estratégica en las Universidades.
La segunda Jornada se dedicó a la gestión estratégica en los archivos. Joaquim Borras, director de l’Arxiu Municipal de Barcelona disertó sobre la «Gestión estratégica aplicada a los archivos: el Pla director d’Arxius de Barcelona» exponiendo las ventajas de contar con un plan director.
Por su parte, Carlos Flores, secretario ejecutivo de la CAU, presentó la ponencia: «El Plan Estratégico de la CAU«.
La mesa redonda “Experiencias sobre estrategias de comunicación, formación de usuarios y difusión en los archivos universitarios” sirvió como foro de intercambio de experiencias entre archiveros universitarios relacionadas con la formación, difusión y comunicación, tres ejes estratégicos básicos en todo archivo:
- Jordi Andreu y Silvia Nolla: “Taller para la gestión de fondos personales”.
- Paquita Calderón: “Un espacio de difusión, formación y participación: nueva web de los archivos de la UPC”.
- Núria Cañellas: “PATRIDOC-UVIC: Programa para la protección y conservación del patrimonio documental de la Universidad y otras actividades de difusión impulsadas por el Archivo General de la UVIC”.
- Pilar Gil: “En torno al entorno web del Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha”.
- Mercedes Guijarro: “El Archivo de la Democracia: Un proyecto institucional de la UA”.
- Eva Roca: “La formación de usuarios en el contexto del SGDA”.
Además de las habituales reuniones de los diferentes grupos de trabajo, se celebró el Pleno Anual ordinario de la CAU, en el que se presentaron los informes de las actividades realizadas durante este curso por los Grupos de Trabajo de: Calidad en los archivos universitarios; Documentos Electrónicos; Identificación y Valoración de Series Administrativas; Recursos Humanos; Repositorios institucionales digitales.
Así mismo, el Secretario Ejecutivo presentó el Informe de Actividades de la CAU y se procedió a la renovación del Comité Ejecutivo de la CAU, quedando integrado por Carlos Flores (Universidad Complutense de Madrid) Ana Gascón (Universidad de Zaragoza), Mercedes Guijarro (Universidad de Alicante), y Mª Lidón París (Universitat Jaume I). La secretaría ejecutiva recae en Mª Lidón París. También continua como presidenta de la CAU, Mª Victoria Petit, Secretaria General de la Universitat Jaume I.
Cabe destacar la aprobación del I Plan Estratégico de la CAU. Con este Plan, la CAU, como Grupo de Trabajo dentro de la Comisión Sectorial de Secretarios Generales, quiere reafirmarse como organización, definir sus objetivos y metas, estableciendo sus líneas de actuación para los próximos 3 años. Al mismo tiempo, este Plan es garantía del trabajo riguroso y de calidad que se está llevando a cabo en los archivos universitarios.
En este Pleno se aprobaron las siguientes conclusiones:
1. Reafirmamos nuestro convencimiento de que los archivos son un activo importante en las políticas de gestión estratégica de las Universidades.
2. Constatamos que falta mucho camino por recorrer para alcanzar una normalización de las plantillas de los archivos, tanto en relación con su amplitud como en relación con las categorías y especializaciones del personal.
3. Proponemos que la Comisión de Secretarios Generales y otros órganos con responsabilidad sobre la organización y gestión de los archivos universitarios valoren la guía de indicadores para la elaboración de la plantilla de un archivo universitario como referencia e instrumento para el análisis y determinación de la estructura y composición de dichas plantillas.
4. Reiteramos la importancia de la integración real y efectiva de los archivos en las políticas institucionales de calidad en las universidades españolas.
5. En el contexto de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (LACSP), es competencia del archivero colaborar en la definición de documento electrónico, en el diseño de plataformas de gestión documental y de archivo digital definitivo, y en la definición de metadatos que deben aplicarse a los documentos electrónicos.
6. Consideramos que la CAU ha de participar en la Comisión Sectorial de las TIC, y en la toma de decisiones sobre cualquier iniciativa relacionada con la implantación de la administración electrónica.
7. Se recomienda que, en aquellas universidades que prevén crear repositorios institucionales digitales, los archivos universitarios que lo consideren tomen parte activa en la política de desarrollo como proyectos transversales u horizontales.