RESUMEN Y CONCLUSIONES DE LAS XVIII JORNADAS DE LA CONFERENCIA DE ARCHIVEROS DE LAS UNIVERSIDADES ESPAÑOLAS (CAU/Crue)
Entre el 23 y el 25 de mayo tuvieron lugar en Cádiz las XVIII Jornadas de la CAU/CRUE, a las que asistieron un total 37 archivos universitarios y 5 empresas.
La CAU forma parte de la Conferencia de Rectores de Universidades Españolas (CRUE) a través de su Comisión Sectorial de Secretarios Generales, en la que está integrada en calidad de Grupo de Trabajo permanente.
El tema elegido para estas Jornadas fue: “La preservación de los documentos electrónicos: estrategias y planificación”. La conferencia inaugural, impartida por Ramón Alberch i Fugueras, fue: «Organizando el rompecabezas: la preservación digital como reto ineludible«.
El taller de experiencias estuvo moderado por Severiano Hernández, Subdirector General de los Archivos Estatales. Las experiencias expuestas fueron:
– «Estrategias de conservación de documentos en el ENI» Joaquim Llansó (UPNA)
– «Repositorios digitales: aplicación del modelo OAIS y los esquemas de metadatos a la conservación del patrimonio documental archivístico» Pepita Raventós (UdL)
– Presentación de los proyectos ACUP: «Integración de los gestores documentales de las universidades publicas catalanas a la plataforma eArxiu»:
– «Instancia eArxiu de las universidades publicas catalanas y herramientas para la integración con los gestores documentales» Ingrid Barcena (CESCA)
– «Proceso de integración de Documentum con eArxiu» Eloi Jornet (UPF)
– » Proceso de integración de AlFresco con eArxiu» Jesús Sánchez (UOC)
– «La plataforma comunicaciones dentro del Archivo electrónico de la Universidad de Navarra (Archiviun)» José Mª Morell (UN)
En el marco de las Jornadas se celebró la Asamblea Anual de la CAU. El Comité Ejecutivo presentó el Informe de actividades 2011-2012.
Los Grupos de Trabajo de Documentos Electrónicos, Web2.0, Calidad, Archivos Personales, Guía de Archivos Universitarios, Seguimiento del Plan estratégico y Valoración de Series Documentales, presentaron sus informes anuales a la Asamblea, siendo aprobados por la misma.
El Grupo de cordinación CAU-CRUE/TIC presento el Informe sobre Archivo Digital durante las XVIII Jornadas de Archivos universitarios.
Por último, se concretó la sede para las Jornadas de 2013 (Universidad Nacional a Distancia) y se renovó uno de los miembros del Comité Ejecutivo: Yolanda Cagigas (UN), quedando constituido por los responsables de los archivos de las universidades de: Pompeu Fabra (Eva Roca), Lleida (Pepita Raventós), Navarra (Yolanda Cagigas) y A Coruña (José Luis Mínguez). Además, en este Pleno se aprobaron las siguientes conclusiones:
– En la implantación de la administración electrónica, las universidades deben definir un modelo de gestión documental que cumpla con los requisitos archivísticos desde el inicio.
– Ponemos de manifiesto la necesidad de las universidades de adquirir herramientas de preservación digital a largo plazo, para garantizar la conservación y el acceso a su patrimonio digital.
– Creemos que en el ámbito de la administración electrónica debemos tener una presencia destacada en la identificación y en el análisis y valoración de los documentos que van a ser de uso cotidiano en los nuevos formatos.
– Confirmamos el aumento del compromiso de los archivos universitarios con la excelencia y constatamos el uso generalizado de herramientas de gestión de calidad en los mismos, como cartas de servicios, manual de procedimientos y mapa de procesos.
– La publicación de la Guía de Archivos Universitarios es un instrumento de difusión de nuestros fondos de acuerdo con las normas internacionales de descripción.
– Proponemos la adopción del cuadro de clasificación de fondos personales por parte de los Archivos de las universidades con el objetivo de facilitar la difusión de los fondos en Internet.
– Reafirmamos la validez de la planificación estratégica, incluyendo el establecimiento y medición precisos de objetivos y de acciones asociadas, como elemento clave en la coordinación de las actividades de la CAU.
– Constatadas las potencialidades de la Web 2.0 aplicadas a los archivos, consideramos de utilidad la realización de una encuesta para comprobar la aplicación real de dichas posibilidades.