RESUMEN Y CONCLUSIONES DE LAS XXIII JORNADAS DE LA CONFERENCIA DE ARCHIVEROS DE LAS UNIVERSIDADES ESPAÑOLAS (CAU/Crue)
Durante los días 21 y el 23 de junio de 2017, bajo el lema “El archivo electrónico en la administración digital”, se celebraron en La Coruña, las XXIII Jornadas de la CAU/CRUE, organizadas por la Universidade de A Coruña, con la asistencia de 37 universidades y la colaboración de diversas empresas patrocinadoras.
La conferencia inaugural la dictó Francisco Javier Sanz Larruga, catedrático de Derecho Administrativo de la Universidade da Coruña, y versó sobre el tema de “Los archivos electrónicos en el ecosistema jurídico-administrativo”.
En el transcurso de las Jornadas se presentaron las ponencias:
- “Documentos en contexto: las nuevas normas de descripción archivística y su aplicación en la Administración Digital”, a cargo de Javier Requejo Zalama, jefe de Información Documental de la Subdirección General de Archivos Estatales (MECD)
- “ARPAD: el proyecto de Archivo Digital Integrado de Galicia”, a cargo de Sabela Pillado Quintáns, jefa del Departamento de Administración Electrónica de la Agencia para la Modernización Tecnológica de Galicia (AMTEGA) y “ARPAD: Archivo Electrónico Administrativo”, Gabriel Quiroga Barro, jefe de sección del Archivo del Reino de Galicia
- “Políticas y prácticas de gestión de documentos electrónicos en la Administración: lo que está cambiando en Portugal” a cargo de Pedro Penteado, director de los Serviços de Arquivística e Normalização da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB. Portugal)
- “Cuánto cuesta conservar documentos electrónicos ¿Es posible saberlo?” a cargo de José Ramón Cruz Mundet, profesor y director del Máster en Archivística de la Universidad Carlos III de Madrid.
También se realizaron las siguientes presentaciones:
- “G-EDE: Gestión integral del ciclo de vida del expediente y documento electrónico para cumplir con las leyes 39 y 40/2015” por José Ángel Fernández (GUADALTEL)
- “El papel del archivero frente a la ley 39/2015: el documento electrónico y su implantación en una Universidad: planificación, ejecución y herramientas” por Raül Rabionet (OCU/AGTIC)
- “Transición real(ista) al archivo electrónico” porMónica Sanyer (RICOH)
- “Alejandría: Archivo electrónico y físico integrado, desarrollado para universidades” por Nicolás Manero Carbó (4TIC)
- “El archivo como pilar del ciclo de vida del documento electrónico” por Carlota Tortosa (Informática El Corte Inglés)
- “Preservación de Activos Digitales” por Roberto González Siguero (PIQL)
- “Albalá 7: una gestión integral del archivo” por Francisco Dodero (BARATZ)
- “PPT en la adquisición de estanterías móviles” por Carlos Castro Pérez (EYPAR)
Las ponencias y experiencias fueron publicadas en 2018 en «El archivo electrónico en la administración digital: 23 Jornadas de Archivos Universitarios (A Coruña, 21-23 de junio de 2017)
Durante las Jornadas tuvo lugar la asamblea plenaria de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas. En ella la Secretaria Ejecutiva de la CAU, Pepita Raventós, presentó el informe anual de actividades. A continuación, Mª José Martínez, vocal del Comité Ejecutivo, coordinó la presentación de los informes de los grupos de trabajo, por los correspondientes coordinadores. Por su parte, Lidón París, coordinadora del grupo de trabajo del Plan Estratégico 2016-2019, expuso el informe de seguimiento del mismo realizado por el grupo ad hoc. Se aprobaron todos los informes y la creación de un grupo de trabajo sobre la norma ISO-UNE 30300.
Por último, se procedió a la renovación de cargos quedando formado el Comité Ejecutivo por Pepa Sánchez Monterrubio (Universitat de Barcelona), Pilar Gil García (Universidad de Castilla-La Mancha), Miguel Angel Santos Crespo (Universidad del Pais Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea) e Irene Manclús Cuñat (Universitat de València)
Como resultado de la celebración de las jornadas se aprobaron las siguientes conclusiones:
1. La implantación del archivo electrónico exige actuaciones pensadas para el mundo digital con herramientas adecuadas. El ciclo completo del documento empieza desde que se crea hasta que se conserva a largo plazo. En caso contrario puede producirse una pérdida importante de patrimonio documental.
2. La preservación y conservación digital forma parte de ese ciclo. De manera que paulatinamente los procesos de gestión de documentos y archivo se integran transversalmente en nuestras organizaciones e instituciones universitarias y por tanto permiten una mejor gobernanza para proveer accesibilidad, seguridad, integridad, autenticidad y fiabilidad de los documentos al ser evidencia de actuaciones sobre las que es necesario rendir cuentas.
3. Nuestro principal potencial cuando se habla de archivo único está en proporcionar tratamiento, acceso y recuperación de la información de los documentos en el proceso de gestión y memoria de la Universidad.
4. La normalización de estos procesos de gestión de documentos y archivo es un recurso necesario en el sistema de gestión para el ciclo de vida de los documentos de la Universidad.
5. Una buena política de preservación y conservación pasa por una previa identificación y valoración de lo que conviene conservar. En este sentido, el mundo analógico y el mundo digital coinciden.
6. Los archivos tienen la responsabilidad por lo que respecta a la conservación y preservación en una gestión administrativa eficiente, como garante de los derechos de los ciudadanos.