RESUMEN Y CONCLUSIONES DE LAS XIX JORNADAS DE LA CONFERENCIA DE ARCHIVEROS DE LAS UNIVERSIDADES ESPAÑOLAS (CAU/Crue)
Entre el 13 y el 15 de marzo tuvieron lugar en Madrid las XIX Jornadas de la CAU/CRUE, organizadas por la Universidad Nacional de Educación a Distancia. Asistieron un total 37 archivos universitarios y se contó con la colaboración de 9 empresas.
El tema elegido para estas Jornadas fue: “El Acceso a los documentos públicos y la Ley de Transparencia en el contexto de la gestión documental.”. La conferencia inaugural, impartida por Severiano Fernández Ramos, fue: «El Proyecto de Ley de Transparencia y derecho de acceso a la información pública«.
En el marco de las Jornadas se celebró la Asamblea Anual de la CAU. El Comité Ejecutivo presentó el Informe de situación de los archivos universitarios españoles (2012).
Los Grupos de Trabajo de de Calidad en los archivos universitarios, de Difusión de los archivos a través de la Web 2.0, de Fondos personales, de Identificación y valoración de series administrativas, de Política de gestión de documentos electrónicos, de Revisión del Plan Estratégico, Observatorio de la administración electrónica, presentaron sus informes anuales a la Asamblea, siendo aprobados por la misma.
Además el Grupo de Trabajo de Calidad presentó la Guía para la evaluación de archivos universitarios con el modelo EFQM de excelencia .
El Grupo de Trabajo de Revisión del Plan Estratégico presentó el Informe de Seguimiento del Plan Estratégico de la CAU 2012/2013.
Por último, se renovaron tres de los miembros del Comité Ejecutivo: Eva Roca (Pompeu Fabra), José Luis Mínguez (A Coruña) y Pepita Raventós (Lleida), quedando constituido por los responsables de los archivos de las universidades de: Pompeu Fabra (Eva Roca), Lleida (Pepita Raventós), Navarra (Yolanda Cagigas) y A Coruña (José Luis Mínguez). Además, en este Pleno se aprobaron las siguientes conclusiones:
1. El régimen jurídico del derecho de acceso a la información en poder de las Administraciones Públicas, elemento clave de todo sistema de Transparencia, presenta grandes problemas que pretenden resolverse con el proyecto de Ley de Transparencia que se está tramitando en el Congreso de los Diputados y que, sin embargo, en su actual redacción presenta importantes ambigüedades e insuficiencias que, en conjunto, le impiden satisfacer los criterios mínimos del Convenio Europeo de 2008.
2. Es preciso un cambio de cultura que elimine prejuicios, presunciones y arbitrariedades en materia de acceso a la información y que suponga una mayor conciencia acerca del papel de la transparencia como herramienta al servicio de la calidad de la Democracia.
3. La gestión documental es clave para la Transparencia. Sin una gestión documental adecuada y sin los medios necesarios, sin archivos en condiciones de prestar satisfactoriamente su función de conservación y servicio de la información, la Transparencia es una entelequia.
4. En el avance hacia la administración electrónica la implantación de sistemas de gestión documental ha pasado de ser un deseo de los archiveros / gestores documentales a una obligación (art. 21 RD 4/2010 Esquema Nacional de Interoperabilidad). En la concepción del sistema, que inevitablemente va a afectar a toda clase de documentos, debe pensarse en el acceso. La disponibilidad a la que se refiere la gestión documental, debe considerar a los particulares, a los ciudadanos. Es una oportunidad única para mejorar el régimen de acceso.
5. En la calificación de los niveles de seguridad que debe hacerse en aplicación del Esquema Nacional de Seguridad (RD 3/2010) es necesaria la intervención de los archiveros / gestores documentales para evitar que se valoren y apliquen exclusivamente criterios informáticos. En la calificación de los cinco parámetros (C, I, A, T, D) deben participar activamente los archiveros / gestores documentales, considerando también aquí la necesaria publicidad de muchos documentos.