RESUMEN Y CONCLUSIONES DE LAS XXII JORNADAS DE LA CONFERENCIA DE ARCHIVEROS DE LAS UNIVERSIDADES ESPAÑOLAS (CAU/Crue)
Entre el 18 y el 20 de mayo de 2016 tuvieron lugar en Tarragona las XXII Jornadas de la CAU/CRUE, organizadas por la Universidad Rovira i Virgili de Tarragona. Asistieron un total de 39 archivos universitarios y se contó con la colaboración de 13 empresas.
El tema elegido para estas Jornadas fue el de «LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ENTORNO DIGITAL». La conferencia inaugural la impartió Joaquim Llansó Sanjuan, Director del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental del Gobierno de Navarra, bajo el título de «De la gestión de archivos a la gestión documental«.
A continuación Jordi Serra Serra, Profesor de la Universitat de Barcelona y Director del Máster de Gestión Documental e Información a las Empresas (MGDIE), habló sobre «Diseño de sistemas de gestión documental orientados a procesos en el marco del gobierno de la información«.
En las presentaciones de experiencias de empresas que colaboraron con las Jornadas participaron: BARATZ («Los Archivos Universitarios y la Tecnología». Ponente: Juan Repiso, Director General, «Albala 7: software para la gestión de Archivos híbridos». Ponente: Francisco Dodero, Jefe de Productos de Archivos), AGTIC («Ley 39/2015: Importancia del Archivo en el nuevo procedimiento administrativo». Ponente: Raül Rabionet Janssen), ODILO («Solución de archivo y preservación en la nube». Ponente: Federico Gramage, Director de Preventa y Gestor de Proyectos en Odilo, y Alejandro Díaz, Responsable de Cuentas de Archivo en Odilo), DIGIBIS («DIGIARCH WEB, sistema para archivos digitales». Ponente: Francisca Hernández Carrascal, Consultora de Digibís), KEENSOFT («Autoclasificación y automatización de otros procesos en la gestión documental y de archivo». Ponente: Santiago Navarro Santolaria, Socio Director), ALFRESCO («Motivaciones económicas detrás de un sistema RM». Ponente: José Carrasco Gavilán), 4TIC («Archivos universitarios: Integración del mundo físico, electrónico e híbrido». Ponente: Nicolás Manero Carbó), INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS («Transformación Digital: Gobierno de la información en entorno digital». Ponente: Vanessa Aylagas Saez), RICOH («Information Professional Emergency!: inmersión digital es transformación profesional». Ponente: Mònica Sanyer González).
Beatriz Franco Espiño, Jefe de Servicio de Valoración y Tratamiento Documental. Subdirección General de los Archivos Estatales presentó su ponencia «La descripción archivística: medio para la gestión de documentos».
Por último se presentó la ponencia: «Normalización e integración de la gestión de documentos, factores claves del cambio» a cargo de Eduardo Núñez Fernández, Jefe del Servicio de Archivo y Documentación del Ayuntamiento de Gijón
Como es habitual durante las Jornadas tuvo lugar la Asamblea Plenaria de la CAU. En ella la Secretaria Ejecutiva de la CAU, Pepita Raventós, presentó el Informe anual de actividades. A continuación José Luis Mínguez, vocal del Comité Ejecutivo, coordinó la presentación de la actividad de los grupos de trabajo. Se aprobaron los informes presentados por los coordinadores de los grupos de trabajo. Se aceptó la propuesta de crear el Grupo de Trabajo de Formación y el Grupo de Trabajo Open Linked Data y Archivos universitarios. Se presentó el III Plan Estratégico de la CAU elaborado para el período 2016-2019.
Por último, renovó su cargo Irene Manclús (Universitat de València) como miembro vocal del Comité Ejecutivo. El Comité Ejecutivo queda constituido por los responsables de los archivos de las universidades: Lleida (Pepita Raventós), A Coruña (José Luis Mínguez Goyanes), Valencia (Irene Manclús Cuñat), Miguel Hernández de Elche (Mª José Martínez).
Como resultado de la celebración de las jornadas se aprobaron las siguientes conclusiones:
1. Las universidades deben aprobar y ejecutar una política de gestión de documentos y archivo, con el objetivo de aumentar el número de universidades que cuenten con recursos y herramientas de gestión documental y archivo en la gestión de su información y procesos de trabajo.
2. Ante la próxima entrada en vigor de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, debemos ser conscientes de que la tramitación electrónica pasará a ser la actuación habitual de las administraciones públicas. En este contexto, es esencial nuestro trabajo en el archivo electrónico único en nuestras universidades.
3. La Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU) debe cooperar en el desarrollo y mejora de soluciones tecnológicas relacionadas con la gestión de documentos electrónicos y archivo con otros ámbitos de la universidad y las administraciones públicas.
4. Las universidades españolas deben valorar su patrimonio documental como un recurso fundamental para el estudio, la docencia y la investigación de las instituciones y su influjo en la sociedad y cultura de cada época. Es necesario disponer de los recursos económicos suficientes para garantizar la conservación del patrimonio documental universitario.
5. Una plantilla de personal apropiada en nuestros archivos es fundamental para alcanzar los objetivos y tareas a ellos encomendados, como advierten las Recomendaciones para archivos universitarios.