A Coruña 2017

RESUMEN Y CONCLUSIONES DE LAS XXIII JORNADAS DE LA CONFERENCIA DE ARCHIVEROS DE LAS UNIVERSIDADES ESPAÑOLAS (CAU/CRUE)

Durante los días 21 y el 23 de junio de 2017, bajo el lema “El archivo electrónico en la administración digital”, se celebraron  en La Coruña, las XXIII Jornadas de la CAU/CRUE, organizadas por la Universidade de A Coruña, con la asistencia de 37 universidades y la colaboración de diversas empresas patrocinadoras.

La conferencia inaugural la dictó Francisco Javier Sanz Larruga, catedrático de Derecho Administrativo de la Universidade da Coruña, y versó sobre el tema de “Los archivos electrónicos en el ecosistema jurídico-administrativo”.

En el transcurso de las Jornadas se presentaron las ponencias:

También se realizaron las siguientes presentaciones:

Durante las Jornadas tuvo lugar la asamblea plenaria de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas. En ella la Secretaria Ejecutiva de la CAU, Pepita Raventós, presentó el informe anual de actividades.  A continuación, Mª  José Martínez, vocal del Comité Ejecutivo, coordinó la presentación de los informes de los grupos de trabajo, por los correspondientes coordinadores. Por su parte, Lidón París, coordinadora del grupo de trabajo del Plan Estratégico 2016-2019, expuso el informe seguimiento del mismo realizado por el grupo ad hoc. Se aprobaron todos los informes y la creación de un grupo de trabajo sobre la norma ISO-UNE 30300

Por último, se procedió a la renovación de cargos quedando formado el Comité Ejecutivo por Pepa Sánchez Monterrubio (Universitat de Barcelona), Pilar Gil García (Universidad de Castilla-La Mancha, Miguel Angel Santos Crespo (Universidad del Pais Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea) e Irene Manclús Cuñat (Universitat de València)

Como resultado de la celebración de las jornadas se aprobaron las siguientes conclusiones

1. La implantación del archivo electrónico exige actuaciones pensadas para el mundo digital con herramientas adecuadas. El ciclo completo del documento empieza desde que se crea hasta que se conserva a largo plazo. En caso contrario puede producirse una pérdida importante de patrimonio documental.

2. La preservación y conservación digital forma parte de ese ciclo. De manera que paulatinamente los procesos de gestión de documentos y archivo se integran transversalmente en nuestras organizaciones e instituciones universitarias y por tanto permiten una mejor gobernanza para proveer accesibilidad, seguridad, integridad, autenticidad y fiabilidad de los documentos al ser evidencia de actuaciones sobre las que es necesario rendir cuentas.

3. Nuestro principal potencial cuando se habla de archivo único está en proporcionar tratamiento, acceso y recuperación de la información de los documentos en el proceso de gestión y memoria de la Universidad.

4. La normalización de estos procesos de gestión de documentos y archivo es un recurso necesario en el sistema de gestión para el ciclo de vida de los documentos de la Universidad.

5. Una buena política de preservación y conservación pasa por una previa identificación y valoración de lo que conviene conservar. En este sentido, el mundo analógico y el mundo digital coinciden.

6. Los archivos tienen la responsabilidad por lo que respecta a la conservación y preservación en una gestión administrativa eficiente, como garante de los derechos de los ciudadanos.