Valladolid, 10 y 11 de junio de 2004
La Universidad de Valladolid acogió, durante los días 10 y 11 de junio, en su sede del Palacio de Santa Cruz, las X Jornadas de Archivos Universitarios, organizadas por su Archivo y por la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU).
En estas Jornadas destacaron las intervenciones de Mario Bedera Bravo, Vicepresidente de la Comisión de Educación del Congreso de los Diputados, y de Tomàs de Montagut Estragués, Secretario General de la Universitat Pompeu Fabra y Presidente de la CAU, que versaron sobre “Las universidades españolas y sus archivos en el siglo XXI”.
De gran interés resultaron, igualmente, las comunicaciones de Antoni Borfo i Bach, archivero de la Universitat Autònoma de Barcelona (La Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas: Un balance de 10 años1994-2004) y de Carmen de la Peña Montes de Oca, archivera de la Universidad de Alcalá de Henares, sobre 10 años de la CAU: balance y perspectivas, con motivo de celebrarse el décimo aniversario de esta entidad, que desde 1994 agrupa a los archiveros de las universidades españolas con el fin de fomentar la cooperación en las áreas técnicas relacionadas con la documentación y los archivos universitarios.
Igualmente se presentaron los resultados de la encuesta “Los archivos universitarios españoles en 2003” en la que se refleja la situación actualizada de estos servicios universitarios, y los resultados de las actividades llevadas a cabo, desde las anteriores Jornadas (Pamplona, mayo de 2003) por los Grupos de Trabajo de Identificación y Valoración de Series Administrativas, de Recursos Humanos, de Aplicación de Normas Internacionales de Descripción Archivística, de Aplicación de las TIC, y de Externalización.
Como es habitual, en el marco de estas X Jornadas se celebró el Pleno Anual de la CAU, en el que se procedió a la renovación de su Comité Ejecutivo, quedando integrado por Carlos Flores Varela (Universidad Complutense de Madrid), Ángel Muñoz Mazagatos (Universidad de Almería), Pedro Olassolo Benito (Universidad Pontificia Comillas) y Teresa Valdehita Mayoral (Universidad Nacional de Educación a Distancia). Reunido el Comité Ejecutivo, resultó designado Secretario Ejecutivo de la CAU, Ángel Muñoz Mazagatos.
En dicho Pleno, se aprobaron las siguientes conclusiones:
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Se solicita equiparar el Archivo con el resto de servicios universitarios, en cuanto a su nivel, rango y desarrollo administrativo, ya que después de estos años de andadura de la CAU se sigue constatando la necesidad de adecuación del Archivo en la estructura orgánica de las universidades.
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Reiteramos la necesidad de que el Servicio de Archivo dependa, tanto orgánica como funcionalmente, del Secretario General de la Universidad.
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Se insta al Ministerio de Cultura, a través de sus órganos competentes en materia de archivos y patrimonio documental, a intensificar e incrementar la cooperación con los archivos universitarios a través de la CAU, para establecer canales de comunicación y cooperación permanentes.
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Se constata la necesidad de que las universidades sin Archivo creen este servicio y de que las universidades que ya dispongan de él, participen activamente, en la medida de sus posibilidades, en las actividades de la CAU.
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Constatamos con preocupación la necesidad de custodiar y conservar los documentos electrónicos de archivo que las universidades producen masivamente, elaborando normas y procedimientos que garanticen su accesibilidad y perdurabilidad en el tiempo.
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Instamos a las universidades a que incorporen el Servicio de Archivo a los foros internos y externos sobre la administración electrónica, y especialmente en los que se debatan todos los aspectos sobre la gestión, autentificación e integridad de los documentos electrónicos, que favorecerán la conservación y difusión de la memoria digital.
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Los Servicios de Archivo de las Universidades Públicas están constituidos como un servicio público cuya principal finalidad es la conservación de los documentos, en aras de determinar los derechos y obligaciones que vinculan a la Administración con el ciudadano, y no cabe otra posibilidad que su gestión directa por la Administración Pública. Igualmente en la medida en que lo permita su régimen jurídico, las Universidades Privadas se adaptarán a esta recomendación.
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Celebramos que en estos diez años de andadura de la CAU, los archivos universitarios hayan adquirido su papel dentro de cada universidad, asumiendo los retos y desafíos que se les han ido encomendando, sin que en muchos casos se les haya dotado adecuadamente de recursos, especialmente de recursos humanos e instalaciones.