RESUMEN Y CONCLUSIONES DE LAS XXIX JORNADAS DE LA CONFERENCIA DE ARCHIVOS DE LAS UNIVERSIDADES ESPAÑOLAS (CAU/Crue)
Durante los días 2, 3 y 4 de octubre de 2024, se celebraron en Jaén, las XXIX Jornadas de la CAU/Crue, coorganizadas por la Universidad de Jaén y la Subdirección General de los Archivos Estatales, bajo el lema «Gobernanza del dato, normalización e inteligencia artificial: nuevos retos y horizontes».
Estas Jornadas contaron con la asistencia de 40 universidades españolas, con un total de 71 inscritos y la colaboración y patrocinio de diversas empresas. En la inauguración de las mismas se contó con la presencia de Nicolás Ruiz Reyes, rector de la Universidad de Jaén, Ana María López Cuadrado, subdirectora general de los Archivos Estatales, África Colomo Jiménez, vicepresidenta tercera de la Diputación de Jaén, Julio Pérez Gil, secretario general de la Universidad de Burgos y coordinador de la CAU y María José Carazo Liébanas, secretaria general de la Universidad de Jaén.
La conferencia inaugural corrió a cargo de Francisco Fernández Cuesta, responsable del Servicio de Coordinación del sistema de Archivos del Ayuntamiento de Madrid, y versó sobre el tema «Lo urgente, lo importante y lo trascendente. El archivo en la era de los datos”.
En el transcurso de las Jornadas se presentaron las siguientes ponencias: · “Archivos y gestión documental: tendencias y novedades en normalización” a cargo de Carlota Bustelo Ruesta, presidenta del Subcomité Técnico Nacional de UNE Gestión y preservación de los documentos y la información digital, jefa de la delegación española en TC46/SC11 Archives/Records Management de ISO y fundadora de la Consultora Gabinete UMBUS S.L. · “El archivo electrónico como garantía en el uso de sistemas de Inteligencia Artificial” a cargo de Ignacio Alamillo Domingo, director de ASTREA y experto en tecnologías DLT/blockchain en el marco regulatorio de la Identidad Digital Europea.
Así mismo, se presentaron dos proyectos desarrollados en el marco de la conmemoración de los 30 años de la CAU:
- Presentación del número monográfico del Boletín ANABAD “De la ISAD (G) a la Inteligencia Artificial: 30 años de transformación en los archivos universitarios», a cargo de Pilar Gil García, vicepresidenta de Anabad Federación y coordinadora de la publicación y Pedro Olassolo Benito, coordinador de la publicación.
- Presentación del proyecto colaborativo: «Universitarias: pioneras en las aulas», a cargo de Désirée Mª Domínguez Pallas, secretaria ejecutiva de la CAU, Mª José Villanueva Toledo, directora del Centro de Información Documental de Archivos (CIDA) y María Ledo Fernández, técnico de archivos del departamento de Difusión Archivística del CIDA.
En el marco de las Jornadas también se desarrolló una actividad en forma de Coloquio – Mesa de trabajo en la cual intervinieron representantes de la empresa colaboradora ODILO.
Asimismo, el programa científico se completó con un espacio especialmente relevante para el colectivo de archivos universitarios denominado “Exposición de trabajos y experiencias llevadas a cabo por miembros de la CAU-Crue ”, en el cual se presentaron las siguientes comunicaciones:
- “Gestión de datos, administración electrónica y gestión documental desde el diseño en la Universitat de Barcelona” a cargo de Pilar Romera Aguilà, Núria Cañellas Terradellas, Ferran Abarca Peris y Natalia Fernandes Garcia de la Universitat de Barcelona.
- «Descripción, difusión y preservación del patrimonio fotográfico del Archivo de la Universidad de Zaragoza» a cargo de Ana Isabel Gascón Pascual y Esther Bentué Rionda de la Universidad de Zaragoza.
- «Los cursillos de selección y el fondo de la Escuela Normal» a cargo de Pepita Raventós Pajares de la Universitat de Lleida.
- «El Archivo Fotográfico de la Universidad de Oviedo: un proyecto de organización y difusión» a cargo de María José Gimeno Álvarez de la Universidad de Oviedo.
- «Reflexión abierta sobre el campus virtual de la Universidad» a cargo de Pepita Raventós Pajares de la Universitat de Lleida.
Las grabaciones de las distintas sesiones de las Jornadas se encuentran disponibles en el siguiente enlace.
De igual modo, durante las Jornadas tuvo lugar la asamblea plenaria de la Conferencia de Archivos de las Universidades Españolas. En ella, la secretaria ejecutiva de la CAU, Désirée Mª Domínguez Pallas, presentó el informe anual de actividades.
Finalmente, como resultado de su celebración se aprobaron las siguientes conclusiones:
1. Actualmente, la Archivística se encuentra en un momento de cambio en el que se está analizando la vigencia de la concepción tradicional del documento de archivo.
2. Los documentos trascienden la capacidad informacional y de evidencia, no son solo datos, sino representaciones permanentes y fidedignas que tienen una dimensión social y cultural y contribuyen a configurar identidades y comunidades.
3. En este sentido, los profesionales de los archivos somos relevantes a la hora de procurar que las evidencias documentales que gestionamos superan los límites de la actividad que las generó, es decir, los límites de su valor primario, y conserven las evidencias informativas relevantes para su uso con fines de investigación en el futuro.
4. Por otro lado, la gestión de documentos en entornos de datos estructurados cuenta con riesgos derivados de la dependencia tecnológica y las posibilidades de análisis, tratamiento y explotación de los datos por parte de usuarios externos, así como por el acceso malintencionado a la información.
5. Ante esta situación es necesario asumir, por parte de los archivos, la responsabilidad de implementar requisitos de gestión de documentos y archivísticos en los entornos de gestión de los datos que permitan capturar de forma fidedigna y permanente la información, garantizando que esta sea comprensible y accesible fuera de su contexto de creación y a lo largo del tiempo.
6. Con respecto al desarrollo de soluciones tecnológicas basadas en Inteligencia Artificial, la profesión se encuentra en un momento estratégico por la irrupción de su aplicación en determinados procesos y tareas archivísticas, pero también como actores directamente implicados en la calidad de las fuentes y, por tanto, de los datos para crear un estándar de calidad para su entrenamiento, aspecto indispensable para evitar riesgos como sesgos, colonialismo cultural, etc. El archivo se convierte, así, en garantía de la calidad de los datos, un espacio de confianza que nos permite contribuir al desarrollo de una tecnología confiable y a crear un agente de IA que sea “racional”.
7. La implementación de la IA en el ámbito de los archivos hace necesario desarrollar una comprensión de los conceptos de IA dentro del colectivo de archiveros y archiveras para aprovechar la oportunidad que esta tecnología representa. En consecuencia, esta necesidad puede derivar en una reconfiguración de los tradicionales procesos archivísticos de modo que la tecnología contribuya a optimizar la descripción, la búsqueda y la interoperabilidad de la información archivística.
8. La gestión de documentos constituye un elemento integrador en la gobernanza de información y datos interviniendo desde el diseño a través de comisiones multidisciplinares en las que los profesionales de los archivos pueden, y deben, jugar un papel fundamental para documentar las actividades e implementar los requisitos documentales. En este sentido, la experiencia de las comisiones de identificación y valoración constituyen un valor añadido estratégico a aportar por parte de los archivos.
9. El enfoque by design aplicado al archivo y la gestión de documentos, archiving by design – records management by design, permite diseñar sistemas de información que den soporte a los procesos de trabajo de nuestras organizaciones al mismo tiempo que integra, desde el origen, la necesidad de garantizar el acceso y disposición de los documentos. La vinculación entre los procesos de trabajo y los procesos de archivo, en base al trabajo de equipos multidisciplinares, en los que el archivo esté presente, aportará el soporte documental necesario que favorecerá la gobernanza multinivel en nuestras organizaciones.
10. Por tanto, es importante impulsar desde los archivos que se adopten enfoques de archivo y gestión de documentos desde el diseño y de forma coordinada con el conjunto de políticas que aplican a la información en nuestras organizaciones. Las metodologías by design aplicadas a la protección de datos, transparencia y datos abiertos deben alinearse con un enfoque análogo desde el archivo y la gestión de documentos, encontrando espacios de colaboración y sinergias que aporten valor añadido a nuestras organizaciones.