Informe 2007

PRESENTADO EN LAS XIII JORNADAS DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS, LLEIDA, 18 al 20 de abril de 2007

El Grupo de Trabajo de Identificación de Series Administrativas inicia su actividad en las I Jornadas de la Conferencia de Archiveros Universitarios ( Valladolid, 1994). Su objetivo principal es el estudio de series administrativas generadas por la Universidad para su identificación y valoración y, posteriormente consensuar las propuestas, estableciendo un calendario de conservación. Cada serie estudiada se materializa en una propuesta de identificación y valoración siguiendo un modelo de ficha descriptiva común. Cada propuesta del Grupo de Trabajo se presenta en el Pleno de la CAU, una vez aprobada se cuelga en la página web de la Conferencia.

El Grupo de trabajo de Identificación y Valoración de Series documentales ha estado formado durante el curso 2006-2007 por:

–         Álvaro del Castillo (Universidad de Cantabria)

–         Carmen Cruz (Universidad Rey Juan Carlos I)

–         Mª Angeles Fernandez (Universidad La Laguna)

–         Sara Jorge (Universidad del País Vasco).

–         Ascensión Mateos (Universidad de Valladolid)

–         Mª Dolores Sánchez (Universidad de Jaén)

–         Ana Trujillo (UNED)

–         Soledad Caballero (Universidad de Sevilla), coordinadora

–         Mercedes López (Universidad de Sevilla), coordinadora.

Para el próximo curso 2007-2008 contamos con una nueva incorporación, Belén Pérez Morales, de la UNED.

Para este curso el Grupo de Trabajo se planteó continuar el estudio de las series documentales de Contratación.

En su día establecimos distintos tipos de expedientes de Contratación y decidimos el estudio de dos de ellos.

–         Expedientes de Contratación de Obras.

–         Expedientes de Contratación de Consultoría y Asistencia y de los de Servicios.

Con respecto a esta última serie, en la jornada anterior se decidió el estudio de la serie de consultoría y de asistencia independiente del estudio de la serie de servicios. Consultados los servicios que gestionan esta documentación en nuestras universidades, y teniendo en cuenta la propia legislación, se consideró como una única serie.

Se planteó que para agilizar el trabajo, el grupo se dividiese a su vez en dos subgrupos que estudiasen cada uno una de las series ya decididas. Tras un plazo para que se formasen, se estableció un calendario de trabajo. Las coordinadoras participamos en ambos estudios.

La comunicación dentro de cada subgrupo ha sido por medio de correos electrónicos.

Realizado cada estudio, se ha dado a conocer al resto de los miembros del Grupo de Trabajo para que cada miembro verificase o hiciese cualquier tipo de observaciones con respecto a la documentación de su Universidad. Así, hemos logrado conseguir una propuesta consensuada por todos los miembros y una autoría conjunta.

– Propuesta de conservación y / o eliminación de las series que presentamos al pleno de la CAU para su aprobación:

– Expedientes de Contratación de Obras.

– Propuesta de eliminación de legislación de las Comunidad Autónoma, en los estudios documentales que se presentan a la CAU, quedándonos únicamente con la legislación general y que nos afecta a todos.

Antes de empezar con los nuevos proyectos de trabajo para este año, hemos procedido a la elección de las nuevas coordinadoras que son: Belén Pérez Morales y Ana Trujillo, ambas de la UNED.

Seguidamente, planteamos los nuevos planes para el curso 2007-2008:

–         Continuar con las propuestas de identificación y valoración de las series de contratación:

�        Expedientes de Contratos Menores.

�        Expedientes de Contratos Menores de Obras.

�        Expedientes de Contratos de Gestión de Servicios Públicos.

�        Expedientes de Contratos Privados.

–         Desde la UNED se plantea abordar los estudios de las series de Órganos Colegiados. Consideramos posponerlos para años posteriores.

–         A la vista de las necesidades planteadas por los miembros del Grupo de Trabajo ante la enorme cantidad de documentación económica que generan nuestras universidades, hemos decidido empezar los estudios de las series documentales que afectan a la gestión económica: Contabilidad y Presupuesto. En principio, un objetivo ambicioso, pero que se intentará cumplir el presente curso.

Para terminar os recordamos que en la anterior jornada se propuso organizar un curso sobre Evaluación Documental. Después de una serie de gestiones, se han propuesto como ponentes Elena Rivas, archivera del Ayuntamiento de Zaragoza y Lluis Cermeno, de la Subdirección General de Archivos de la Generalitat de Cataluña.