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CONCLUSIONES DE LAS XXX JORNADAS DE LA CAU (Barcelona, 2025)

1. La sostenibilidad, tanto en su dimensión medioambiental como en su vertiente social, económica y cultural, tiene que integrarse como un eje transversal de la práctica archivística y la gestión de documentos desarrollada en las universidades. En este sentido, los archivos universitarios tenemos que incorporar dicho enfoque en los procesos archivísticos que desarrollamos y en las políticas que promovemos.

2. La aplicación de tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial, en procesos archivísticos como la descripción, la búsqueda, la accesibilidad, la interoperabilidad y la preservación obligan a repensar nuestra praxis. Es necesario mantener el control archivístico sobre el uso de estos recursos mediante la aplicación de un marco ético y crítico, además de innovador y sostenible, que garantice su supervisión por parte de los profesionales de los archivos y la gestión de documentos, con el objetivo de garantizar la ética y la transparencia en su aplicación.

3. Mediante el desarrollo de proyectos e iniciativas que impulsen el acceso a fuentes primarias digitalizadas y, en general, el acercamiento del patrimonio documental a la sociedad, los archivos de las universidades contribuyen a una educación de calidad y a la formación de una ciudadanía crítica e informada. De esta forma se alinea la función de los archivos de las universidades con la misión social y de servicio público de las mismas.

4. En el actual marco de gobernanza digital y de generación de nuevos tipos de evidencias documentales, resulta necesario que los archivos de las universidades desarrollen políticas de clasificación, retención, acceso y conservación, con el objetivo de garantizar la preservación de la memoria institucional y la rendición de cuentas.

5. La colaboración interdisciplinar entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos, de TIC y otros servicios universitarios resulta clave para alinear las estrategias de gobernanza digital adoptadas por nuestras universidades con los procesos archivísticos y de gestión de documentos que articulan el ciclo de vida del patrimonio documental universitario.

6. La implicación de las unidades de archivo de las universidades en el origen y configuración de los sistemas digitales institucionales a través de la archivística y la gestión de documentos desde el diseño, estableciendo sinergias con las estrategias y gobernanza del dato, proporcionan a los archivos un posicionamiento estratégico en la gobernanza institucional posibilitando la incorporación en la misma de todos aquellos procesos archivísticos y de gestión documental orientados a garantizar la autenticidad, integridad y accesibilidad a largo plazo de los documentos y datos.

7. El impacto del cambio climático representa un reto para los archivos los cuales deben revisar sus prácticas y estrategias de preservación desarrollando planes de contingencia específicos, que permitan dar respuesta, alineados con las estrategias de sostenibilidad ecológica de nuestras universidades, a los riesgos ambientales, climáticos y energéticos que amenazan la preservación del patrimonio documental universitario.

8. Las experiencias y proyectos de difusión actuales que se están desarrollando en los archivos de las universidades e instituciones de investigación a nivel nacional e internacional ponen de relieve el importante papel que están realizando como puente entre la comunidad universitaria y la sociedad, y como herramienta sólida para la divulgación cultural, la investigación y, en definitiva, como fuente dinámica de conocimiento.

9. La inclusión teórica en los estudios de Archivística y su aplicación práctica en los archivos de conceptos procedentes de otras disciplinas, como el caso de la pedagogía abierta, la igualdad educativa o la metodología del aprendizaje-servicio (ApS), han dejado patente sinergias muy positivas entre comunidad y universidad, vinculando la docencia con las necesidades reales del entorno y generando impacto social mediante la puesta en práctica de los conocimientos archivísticos.

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CONCLUSIONES DE LAS XXIX JORNADAS DE LA CAU (Jaén, 2024)

1. Actualmente, la Archivística se encuentra en un momento de cambio en el que se está analizando la vigencia de la concepción tradicional del documento de archivo.

2. Los documentos trascienden la capacidad informacional y de evidencia, no son solo datos, sino representaciones permanentes y fidedignas que tienen una dimensión social y cultural y contribuyen a configurar identidades y comunidades.

3. En este sentido, los profesionales de los archivos somos relevantes a la hora de procurar que las evidencias documentales que gestionamos superan los límites de la actividad que las generó, es decir, los límites de su valor primario, y conserven las evidencias informativas relevantes para su uso con fines de investigación en el futuro.

4. Por otro lado, la gestión de documentos en entornos de datos estructurados cuenta con riesgos derivados de la dependencia tecnológica y las posibilidades de análisis, tratamiento y explotación de los datos por parte de usuarios externos, así como por el acceso malintencionado a la información.

5. Ante esta situación es necesario asumir, por parte de los archivos, la responsabilidad de implementar requisitos de gestión de documentos y archivísticos en los entornos de gestión de los datos que permitan capturar de forma fidedigna y permanente la información, garantizando que esta sea comprensible y accesible fuera de su contexto de creación y a lo largo del tiempo.

6. Con respecto al desarrollo de soluciones tecnológicas basadas en Inteligencia Artificial, la profesión se encuentra en un momento estratégico por la irrupción de su aplicación en determinados procesos y tareas archivísticas, pero también como actores directamente implicados en la calidad de las fuentes y, por tanto, de los datos para crear un estándar de calidad para su entrenamiento, aspecto indispensable para evitar riesgos como sesgos, colonialismo cultural, etc. El archivo se convierte, así, en garantía de la calidad de los datos, un espacio de confianza que nos permite contribuir al desarrollo de una tecnología confiable y a crear un agente de IA que sea “racional”.

7. La implementación de la IA en el ámbito de los archivos hace necesario desarrollar una comprensión de los conceptos de IA dentro del colectivo de archiveros y archiveras para aprovechar la oportunidad que esta tecnología representa. En consecuencia, esta necesidad puede derivar en una reconfiguración de los tradicionales procesos archivísticos de modo que la tecnología contribuya a optimizar la descripción, la búsqueda y la interoperabilidad de la información archivística.

8. La gestión de documentos constituye un elemento integrador en la gobernanza de información y datos interviniendo desde el diseño a través de comisiones multidisciplinares en las que los profesionales de los archivos pueden, y deben, jugar un papel fundamental para documentar las actividades e implementar los requisitos documentales. En este sentido, la experiencia de las comisiones de identificación y valoración constituyen un valor añadido estratégico a aportar por parte de los archivos.

9. El enfoque by design aplicado al archivo y la gestión de documentos, archiving by design – records management by design, permite diseñar sistemas de información que den soporte a los procesos de trabajo de nuestras organizaciones al mismo tiempo que integra, desde el origen, la necesidad de garantizar el acceso y disposición de los documentos. La vinculación entre los procesos de trabajo y los procesos de archivo, en base al trabajo de equipos multidisciplinares, en los que el archivo esté presente, aportará el soporte documental necesario que favorecerá la gobernanza multinivel en nuestras organizaciones.

10. Por tanto, es importante impulsar desde los archivos que se adopten enfoques de archivo y gestión de documentos desde el diseño y de forma coordinada con el conjunto de políticas que aplican a la información en nuestras organizaciones. Las metodologías by design aplicadas a la protección de datos, transparencia y datos abiertos deben alinearse con un enfoque análogo desde el archivo y la gestión de documentos, encontrando espacios de colaboración y sinergias que aporten valor añadido a nuestras organizaciones.

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