CONCLUSIONES DE LAS XXIX JORNADAS DE LA CAU (Jaén, 2024)
1. Actualmente, la Archivística se encuentra en un momento de cambio en el que se está analizando la vigencia de la concepción tradicional del documento de archivo.
2. Los documentos trascienden la capacidad informacional y de evidencia, no son solo datos, sino representaciones permanentes y fidedignas que tienen una dimensión social y cultural y contribuyen a configurar identidades y comunidades.
3. En este sentido, los profesionales de los archivos somos relevantes a la hora de procurar que las evidencias documentales que gestionamos superan los límites de la actividad que las generó, es decir, los límites de su valor primario, y conserven las evidencias informativas relevantes para su uso con fines de investigación en el futuro.
4. Por otro lado, la gestión de documentos en entornos de datos estructurados cuenta con riesgos derivados de la dependencia tecnológica y las posibilidades de análisis, tratamiento y explotación de los datos por parte de usuarios externos, así como por el acceso malintencionado a la información.
5. Ante esta situación es necesario asumir, por parte de los archivos, la responsabilidad de implementar requisitos de gestión de documentos y archivísticos en los entornos de gestión de los datos que permitan capturar de forma fidedigna y permanente la información, garantizando que esta sea comprensible y accesible fuera de su contexto de creación y a lo largo del tiempo.
6. Con respecto al desarrollo de soluciones tecnológicas basadas en Inteligencia Artificial, la profesión se encuentra en un momento estratégico por la irrupción de su aplicación en determinados procesos y tareas archivísticas, pero también como actores directamente implicados en la calidad de las fuentes y, por tanto, de los datos para crear un estándar de calidad para su entrenamiento, aspecto indispensable para evitar riesgos como sesgos, colonialismo cultural, etc. El archivo se convierte, así, en garantía de la calidad de los datos, un espacio de confianza que nos permite contribuir al desarrollo de una tecnología confiable y a crear un agente de IA que sea “racional”.
7. La implementación de la IA en el ámbito de los archivos hace necesario desarrollar una comprensión de los conceptos de IA dentro del colectivo de archiveros y archiveras para aprovechar la oportunidad que esta tecnología representa. En consecuencia, esta necesidad puede derivar en una reconfiguración de los tradicionales procesos archivísticos de modo que la tecnología contribuya a optimizar la descripción, la búsqueda y la interoperabilidad de la información archivística.
8. La gestión de documentos constituye un elemento integrador en la gobernanza de información y datos interviniendo desde el diseño a través de comisiones multidisciplinares en las que los profesionales de los archivos pueden, y deben, jugar un papel fundamental para documentar las actividades e implementar los requisitos documentales. En este sentido, la experiencia de las comisiones de identificación y valoración constituyen un valor añadido estratégico a aportar por parte de los archivos.
9. El enfoque by design aplicado al archivo y la gestión de documentos, archiving by design – records management by design, permite diseñar sistemas de información que den soporte a los procesos de trabajo de nuestras organizaciones al mismo tiempo que integra, desde el origen, la necesidad de garantizar el acceso y disposición de los documentos. La vinculación entre los procesos de trabajo y los procesos de archivo, en base al trabajo de equipos multidisciplinares, en los que el archivo esté presente, aportará el soporte documental necesario que favorecerá la gobernanza multinivel en nuestras organizaciones.
10. Por tanto, es importante impulsar desde los archivos que se adopten enfoques de archivo y gestión de documentos desde el diseño y de forma coordinada con el conjunto de políticas que aplican a la información en nuestras organizaciones. Las metodologías by design aplicadas a la protección de datos, transparencia y datos abiertos deben alinearse con un enfoque análogo desde el archivo y la gestión de documentos, encontrando espacios de colaboración y sinergias que aporten valor añadido a nuestras organizaciones.
