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Bilbao 2019

RESUMEN Y CONCLUSIONES DE LAS XXV JORNADAS DE LA CONFERENCIA DE ARCHIVEROS DE LAS UNIVERSIDADES ESPAÑOLAS (CAU/Crue)

Durante los días 9, 10 y 11 de octubre de 2019, se celebraron en Bilbao, las XXV Jornadas de la CAU/Crue, organizadas por la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea, bajo el lema “El acceso a los documentos en los Archivos universitarios: entre la transparencia, la protección de datos y la investigación”.

Estas Jornadas contaron con la asistencia de 45 universidades españolas, con un total de 73 inscritos y la colaboración de diversas empresas e instituciones patrocinadoras.

En el inicio de dichas Jornadas se celebraron los XXV años de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU). Con tal ocasión participaron en dicho acto el Subdirector General de Archivos Estatales, del Ministerio de Cultura y Deportes, Severiano Hernández Vicente, la Secretaria Ejecutiva de la CAU, Pepa Sánchez Monterrubio, del Archivo de la Universitat de Barcelona, Ángeles Moreno López, del Archivo de la Universidad de Valladolid, Pedro Olassolo Benito, del Archivo General de la Universidad Pontificia Comillas de Madrid y Ángel Luis Calvo Sotillos, de la Federación de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y Documentalistas (ANABAD). Se analizó la gestación y el desarrollo de la CAU en estos 25 años de andadura, y se presentó el Boletín monográfico de Archivos Universitarios Españoles, publicado por la Federación ANABAD.

Dicho Boletín (Volumen LXIX .2019. Números 2-3. Abril-septiembre. Madrid. ISSN: 2444-0523. CD-ROM), fue coordinado por Pedro Olassolo Benito (Universidad Pontificia de Comillas), Nuria Cañellas Terradellas (Universidad de Vic-Universidad Central de Cataluña) y Pilar Gil García (Universidad de Castilla-La Mancha); y prologado por Severiano Hernández Vicente, Subdirector General de Archivos Estatales.  Este boletín se abrió también a los archivos estatales y autonómicos que conservan fondos documentales de instituciones de educación superior. Componen el monográfico un total de 34 artículos, correspondientes a archivos universitarios (20), archivos estatales (7), archivos autonómicos (2), grupos de trabajo de la CAU/Crue (4) y el correspondiente a los 25 años de la CAU.

Finalizado dicho acto, se celebró un mesa redonda sobre el estado del asociacionismo archivístico español, en la que participaron representantes de cinco asociaciones: la Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL), representada por, Francisco Fernández Cuesta, la Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos Valencianos/Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians, representada por Irene Manclús Cuñat, y la Asociación Vasca de profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación/Artxibategi Liburutegi eta Dokumentazaio Zentroetako Profesionalen Euskal Elkartea (ALDEE), representada por Ramón Martín Suquía, la Asociación de Archiveros de la Iglesia en España (AAIE), representada por Anabella Barroso Arahuetes y ANABAD, Federación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y Documentalistas, representada por Ángel Luis Calvo Sotillos. En dicha mesa redonda se plasmó la necesidad de encontrar nuevas formas de participación de los profesionales en el tejido asociativo, desde un compromiso más abierto y más activo, en base a grupos de trabajo interasociativos, sobre temas puntuales relacionados con el devenir de nuestras profesiones. La visibilidad profesional en nuestras instituciones, apostando por perfiles más dinámicos, encardinados en los procesos administrativos y gestores en los que se gesta la producción documental, impulsando un cambio cultural, más que necesario e imprescindible en la actual apuesta por la transformación digital de la Administración Pública, en la que los valores de transparencia, buen gobierno y acceso de los ciudadanos a la información, no son realizables sin una adecuada gestión documental, desde el inicio del ciclo vital de los documentos.

En el transcurso de las Jornadas se presentaron las siguientes ponencias:

También se realizaron las siguientes presentaciones de empresas:

Finalmente se celebró la mesa redonda: «Investigar en Archivos universitarios: problemas y limitaciones al acceso a documentos, expedientes y trabajos de investigación», participando en ella Susana Serrano, Profesora Titular de Historia Contemporánea UPV/EHU ; Isabel Palomera, Directora del Archivo de la Universidad Complutense de Madrid ; Emilio Guichot, Catedrático de Derecho Administrativo de la Universidad de Sevilla ; Pepe Sainz Varela, Director del Archivo Histórico Provincial de Álava ; siendo moderada por Fátima Pastor Ruiz (Técnica de Gestión de Investigación UPV/EHU). En dicha mesa redonda se constató la necesidad de mejores infraestructuras y de personal especializado en los archivos universitarios españoles, así como en determinar claramente la legislación a aplicar en cada caso ante solicitudes de acceso a documentación que contenga datos de carácter personal. Se incidió en la responsabilidad que cada universidad tiene por proteger su patrimonio documental y dar acceso al mismo para fines de investigación, para lo que debieran de establecerse, además, acuerdos concretos con grupos de investigación de las universidades con sus archivos respectivos.

Durante las Jornadas tuvo lugar la asamblea plenaria de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas. En ella, la Secretaria Ejecutiva de la CAU, Pepa Sánchez Monterrubio, presentó el informe anual de actividades. A continuación, los coordinadores de los grupos de trabajos presentaron los correspondientes informes anuales quedando aprobados todos ellos. Por su parte, Lidón París, coordinadora del grupo de trabajo del Plan Estratégico 2016-2019, expuso el  informe de seguimiento del Plan Estratégico de la CAU durante el curso 2018/2019 y el  informe  final de resultados del Plan Estratégico de la CAU 2016-2019 . Así mismo, en el transcurso del pleno, se debatió y se aprobó el nuevo reglamento de la CAU/Crue.

Finalmente, se procedió a la renovación de tres vocalías vacantes, quedando formado el Comité Ejecutivo por Irene Manclús Cuñat (Universitat de València), Iñaki Montoya Ortigosa (Universidad Pública de Navarra), Iria Torreiro Rodríguez (Universidad Carlos III) e Isabel Palomera Parra (Universidad Complutense).

Como resultado de la celebración de las jornadas se aprobaron las siguientes conclusiones:

  1. El derecho de acceso a la información, como piedra angular del principio de transparencia, es la garantía del funcionamiento democrático de la universidad.
  2. La información contenida en los documentos universitarios constituye una fuente de conocimiento básica, tanto para la comunidad universitaria como para los investigadores y para la ciudadanía en general.
  3. La transparencia institucional debe de entenderse, además, como una pieza más de la Administración Electrónica en las universidades. Desde el inicio de un trámite debiera estar definido si la documentación generada ha de estar incluida en los portales de transparencia.
  4. La diversidad normativa, la falta de reconocimiento institucional del valor patrimonial y de transmisión de conocimiento del archivo, la escasez de recursos materiales y de personal y una escasa difusión de los servicios de archivo, limitan el acceso adecuado a los documentos universitarios, constatándose la persistencia de problemas de acceso en el ámbito de los archivos universitarios.
  5. La aplicación del Reglamento General de Protección de Datos en los archivos universitarios debe fundamentarse en la definición clara de a quién afecta y a quién no, correspondiendo a cada institución establecer su propia política de protección de datos mediante un documento interno de funcionamiento, que deberá cumplirse por toda la comunidad universitaria.
  6. La ordenación del acceso a la información ha de tener en cuenta a los documentos y a las personas afectadas, siendo el criterio de ponderación el que permita establecer un equilibrio entre los derechos y las obligaciones.
  7. La respuesta eficaz y eficiente a las exigencias de la legislación de Transparencia y de Protección de Datos pasa por la dotación en infraestructuras y personal especializado necesario, así como por el desarrollo de una normativa básica de archivos que asegure el acceso a la información sin confusiones en la aplicación de la ley.