RESUMEN Y CONCLUSIONES DE LAS XXVII JORNADAS DE LA CONFERENCIA DE ARCHIVOS DE LAS UNIVERSIDADES ESPAÑOLAS (CAU/Crue)
Durante los días 9, 10 y 11 de noviembre de 2022, se celebraron en Logroño, las XXVII Jornadas de la CAU/Crue, coorganizadas por la Universidad de La Rioja y la Subdirección General de los Archivos Estatales, bajo el lema “Preservación Digital: retos, experiencias, soluciones”.
Estas Jornadas contaron con la asistencia de 39 universidades españolas, con un total de 71 inscritos y la colaboración y patrocinio de diversas empresas. En la inauguración de las mismas se contó con la presencia de Juan Carlos Ayala Calvo, Rector de la Universidad de la Rioja, Severiano Hernández Vicente, Subdirector General de los Archivos Estatales, Alfonso Agudo Ruiz, Secretario General de la Universidad de La Rioja, y Julio Pérez Gil, Secretario General de la Universidad de Burgos y Coordinador de la CAU.
La conferencia inaugural corrió a cargo de Raimón Nualart Mercadé, responsable de los servicios de gestión documental y preservación digital del “Consorci Administració Oberta (AOC)” de Cataluña y profesor en la Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos (ESAGED), y versó sobre el tema “Plan de preservación digital: hoja de ruta y soluciones”.
En el transcurso de las Jornadas se presentaron las siguientes ponencias:
- “La preservación digital de datos y documentos: 5 retos próximos” a cargo de Miguel Ángel Amutio Gómez, Jefe de la Unidad de Planificación y Coordinación de Ciberseguridad. Secretaría de Estado de Administración Digital. Ministerio de Asuntos Económicos y Administración Digital.
- “Archive” a cargo de Ainara Toca Muguira, Jefa de Área – Servicio de gestión documental. Secretaria General de Administración Digital. Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Así mismo, se realizó una actividad denominada “Coloquio – Mesa de trabajo con entidades y empresas colaboradoras” en el que intervinieron representantes de las empresas AGTIC, ALBADOC, ODILO y UNIVERSITAS XXI respondiendo a una serie de preguntas que, sobre el tema de las Jornadas, les fueron planteadas por parte de representantes de la CAU. Se realizaron las siguientes presentaciones de empresas:
- AGTIC . “Mejora de procedimientos y preservación digital”
- ODILO. “A vueltas con la preservación digital”
- UNIVERSITAS XXI. “RDOC componentes y roadmap”
- ALBADOC
El programa científico de las Jornadas se completó con un espacio, especialmente relevante para el colectivo de archivos universitarios, denominado “Exposición de trabajos y experiencias llevadas a cabo por miembros de la CAU/CRUE” en el cual compañeras y compañeros de la CAU presentaron las siguientes comunicaciones:
- “Éxitos y fracasos en la implantación de la Administración Electrónica en la UA” a cargo de Emilio Rosillo Clement de la Universidad de Alicante.
- “Presentación del Sistema de preservación de expedientes y documentos electrónicos de la UdG” a cargo de Miquel Casademont Donay de la Universitat de Girona.
- “Las 5W de la preservación digital en la Universidad de Castilla-La Mancha” a cargo de Pilar Gil García y Luisa Mª Hernández Rabilero de la Universidad de Castilla-La Mancha.
- “Archivo desde el diseño y eAdministración: UBeTRAM, aplicación desarrollada en la Universitat de Barcelona» a cargo de Pilar Romera, Nuria Cañellas Tarradellas y Ferrán Abarca de la Universitat de Barcelona.
- “La tramitación electrónica de expedientes en la UMH. Bajo el prisma de la preservación digital” a cargo de María José Martínez Gómez de la Universidad Miguel Hernández de Elche.
- «A qué nos referimos cuando hablamos de preservación digital en el marco del sistema de gestión para los documentos según UNE ISO 30301 de la Universitat de LLeida» a cargo de Pepita Raventós, Marta Blasco y Josep Ballber de la Universitat de Lleida.
Durante las Jornadas tuvo lugar la asamblea plenaria de la Conferencia de Archivos de las Universidades Españolas. En ella, la Secretaria Ejecutiva de la CAU, Pilar González Maeso, presentó el informe anual de actividades. Así mismo, en el transcurso del pleno, se aprobó el IV Plan Estratégico 2023-2025 de la CAU.
Como resultado de la celebración de las jornadas se aprobaron las siguientes conclusiones:
- El plan de preservación de los documentos y datos debe estar alineado con los objetivos de los planes estratégicos y la gobernanza de las universidades.
- Las archiveras y archiveros somos actores esenciales en la preservación de los documentos y datos de las universidades, con independencia del soporte en el que se encuentren.
- La orientación y gobernanza del dato en las universidades precisa de la implicación de los profesionales de los archivos para afrontar su diseño e implementación y garantizar su reutilización y preservación.
- Las competencias requeridas para afrontar los retos que la preservación digital representa para nuestra profesión exigen una adaptación y formación continua de los archiveros y archiveras, así como la redefinición del perfil profesional de nuestro colectivo.
- Los riesgos y oportunidades en la gestión de los documentos y datos de las universidades requieren integrar la seguridad en los procesos de gestión documental alineando política de seguridad de la información y política de gestión documental.
- Se preserva por mandato legal, pero también para garantizar la transparencia de las administraciones y favorecer el acceso a la ciudadanía.
- La preservación a lo largo del tiempo de los datos y evidencias documentales demanda una adecuada dotación de recursos y la proactividad de archiveras y archiveros, encarando el cambio de paradigma en el contexto de la administración electrónica y hacia la consecución de los objetivos de desarrollo sostenible.
- Las archiveras y archiveros debemos preservar los valores esenciales de los documentos electrónicos, garantizando su fiabilidad, autenticidad e integridad, la identidad de los productores y la capacidad de uso y acceso de un modo dinámico y proactivo, buscando la eficacia y eficiencia a fin de lograr un resultado satisfactorio.