RESUMEN Y CONCLUSIONES DE LAS XXVIII JORNADAS DE LA CONFERENCIA DE ARCHIVOS DE LAS UNIVERSIDADES ESPAÑOLAS (CAU/Crue)
Durante los días 20, 21 y 22 de septiembre de 2023, se celebraron en Santander, las XXVIII Jornadas de la CAU/Crue, coorganizadas por la Universidad de Cantabria y la Subdirección General de los Archivos Estatales, bajo el lema «Descripción, valoración y difusión del patrimonio documental universitario: Repensando procesos archivísticos».
Estas Jornadas contaron con la asistencia de 40 universidades españolas, con un total de 84 inscritos y la colaboración y patrocinio de diversas empresas. En la inauguración de las mismas se contó con la presencia de Ángel Pazos Carro, rector de la Universidad de Cantabria, Ana María López Cuadrado, subdirectora general de los Archivos Estatales, Noemí Méndez Fernández, concejala de Cultura, Juventud y Educación del Ayuntamiento de Santander, y Julio Pérez Gil, secretario general de la Universidad de Burgos y coordinador de la CAU.
La conferencia inaugural corrió a cargo de Lluís-Esteve Casellas Serra, Jefe del Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones del Ayuntamiento de Girona, y versó sobre el tema «Valoración documental: un modelo de análisis funcional».
En el transcurso de las Jornadas se presentaron las siguientes ponencias:
- “Estándares NEDA: Elemento de valor añadido en el marco de la transformación digital en Archivos” a cargo de Javier Requejo Zalama, Subdirector del Archivo de la Real Chancillería de Valladolid.
- «La mejora del acceso a los datos a través de la normalización archivística” a cargo de Ana María López Cuadrado, Subdirectora general de Archivos Estatales.
Así mismo, se realizó una actividad denominada “Coloquio – Mesa de trabajo con entidades y empresas colaboradoras” en el que intervinieron representantes de las empresas UNIVERSITAS XXI, ALBALÁ Gestión Documental, ODILO, INCENTRO y XERCODE. Se realizaron las siguientes presentaciones de empresas, por orden de intervención:
- Universitas XXI, a cargo de Juan José Hernández, director de desarrollo.
- Incentro, a cargo de Miguel Cortés, mánager técnico.
- Albadoc, a cargo de Silvia Santos Collado, consultora en marketing y comunicación Digital.
- Odilo, a cargo de , Francisco José Valentín Ruiz, director de área de archivos y preservación digital.
- Xercode Media Software, a cargo de Miguel Ángel Calvo Lázaro, CEO.
El programa científico de las Jornadas se completó con un espacio, especialmente relevante para el colectivo de archivos universitarios, denominado “Exposición de trabajos y experiencias llevadas a cabo por miembros de la CAU-Crue y otros profesionales de la archivística o la gestión de documentos” en el cual se presentaron las siguientes comunicaciones:
- “Fons de la Universitat Lul·liana i literaria de Mallorca (1487-1896)” a cargo de Miquel Amengual Bibiloni de la Universitat de les Illes Balears.
- “Proyecto de descripción, digitalización y difusión de expedientes de pioneras de la Universidad de Zaragoza de 1857-1940” a cargo de Ana Isabel Gascón Pascual, Esther Bentué Rionda y Fernando Garín Jansa de la Universidad de Zaragoza.
- “Identificación, clasificación y valoración archivística en el contexto digital: la experiencia de la Xunta de Galicia” a cargo de José Ramón López Fernández del Servizo do Arquivo de Galicia.
- “Compartiendo conocimientos y experiencia en valoración: COP Valora” a cargo de Noemí Belmonte Rodríguez-Pascual, Presidenta de la Asociación de Archiveros de Andalucía).
- “Participación del Archivo en la actividad docente de la Universidad” a cargo de Esther Eslava Ochoa de la Universidad de Navarra.
- “Diseño e implantación de un proyecto de cultura escrita en el Archivo General de la Universidad de Cantabria” a cargo de Carmen Mª Alonso Riva y Marco Pérez Ruiz de la Universidad de Cantabria.
- “Memoria LGTBIQ en Alicante. Reparación y dignificación de colectivos disidentes” a cargo de Emilio Rosillo Clement de la Universidad de Alicante.
Las grabaciones de las distintas sesiones de las Jornadas se encuentran disponibles en el siguiente enlace.
Durante las Jornadas tuvo lugar la asamblea plenaria de la Conferencia de Archivos de las Universidades Españolas. En ella, la Secretaria Ejecutiva de la CAU, Pilar González Maeso, presentó tanto el Informe de situación de los archivos universitarios – Encuesta 2022 como el Informe anual de actividades de la CAU. Así mismo, en el transcurso del pleno, se procedió a la renovación del Comité Ejecutivo de la CAU. Causan baja del mismo Pilar González Maeso y Soledad Cabellero Rey y se procede a la incorproación de Emilio Rosillo Clement. Queda por tanto constituido el Comité Ejecutivo de la CAU por las siguientes personas:
- Desirée Domínguez Pallas (Universidade de Santiago de Compostela)
- Diego José Ruiz Moreno (Universidad de Murcia)
- Marco Pérez Ruiz (Universidad de Cantabria)
- Emilio Rosillo Clement (Universidad de Alicante)
Como resultado de la celebración de las jornadas se aprobaron las siguientes conclusiones:
- La valoración es la fase del tratamiento archivístico que genera el mayor conocimiento de la institución debido al profundo análisis de su contexto funcional y de las actividades que desarrolla en el marco de sus competencias, confiriéndole una perspectiva altamente estratégica. Como proceso crítico se debe trabajar en el mismo de forma eficaz para garantizar que se conserve y perviva en el tiempo la memoria de nuestras organizaciones.
- Debido al gran volumen de documentos a gestionar, valorar en base a patrones hace que este proceso archivístico sea asumible, y mucho más ágil. El análisis funcional aplicado al proceso de valoración se presenta como una vía útil, coherente y transparente para asegurar una adecuada gestión documental en nuestras organizaciones resultando, además, potencialmente aplicable a soluciones de inteligencia artificial.
- La evaluación, así como la identificación y gestión del valor primario de los documentos, no sólo son determinantes para su preservación, sino que también son esenciales para la toma de decisiones en el diseño de los sistemas de gestión de la información, su explotación y rendición de cuentas, y en su mantenimiento y sostenibilidad a lo largo del tiempo.
- Los profesionales de los archivos debemos ofrecer un servicio distintivo y especializado como gestores del contexto de la información y de los documentos con los que trabajamos, prestando, en base a nuestros conocimientos y experiencia, un servicio de valor añadido a otras áreas administrativas de nuestra organización y a la sociedad en general. Modelos conceptuales como el Record in Context (RIC) nos ofrecen la posibilidad de adaptación a la nueva realidad tecnológica.
- Por otro lado, la difusión del patrimonio documental de nuestras organizaciones requiere reflexionar sobre el hecho de si los profesionales de los archivos estamos ofreciendo a nuestros usuarios la información que necesitan de una forma accesible y adecuada y sobre la necesidad o no de trasladar nuestra terminología y lógica archivística a las aplicaciones de consulta web en aras de garantizar la comprensión de la información publicada a personas ajenas a nuestra profesión.
- La experiencia parece indicar que debemos adecuarnos e, incluso, anticiparnos a las necesidades de los usuarios, para dar respuesta a sus demandas de información y de datos con inmediatez y de forma intuitiva. Las últimas tendencias teóricas apuestan por la descripción y las relaciones entre los datos más relevantes en detrimento de la rigidez que impone la jerarquía del cuadro de clasificación con el objetivo de garantizar un acceso ágil e intuitivo a la información por parte de la persona usuaria.
- La normalización archivística debe aplicarse en todas las fases del ciclo vital de los documentos para facilitar su comprensión, su acceso, su uso y la captura de su contexto además de permitir el intercambio de la información entre instituciones, reduciendo el tiempo y carga de trabajo y optimizando los resultados obtenidos y la posibilidad de compartirlos.
- La exigencia de especialización y de actualización continua de conocimientos debe ir en consonancia con la dotación de plazas acordes al nivel de cualificación exigido en los archivos de nuestras universidades. Sin embargo, tal y como se desprende de los datos extraídos de la encuesta de situación del año 2022, lejos de mejorar esta situación, se aprecia un preocupante retroceso en el número de puestos de la categoría más alta (A1).
- Las funciones y responsabilidades encomendadas al personal de los archivos universitarios, como las referidas en las conclusiones precedentes, requieren que las universidades españolas doten a sus respectivos servicios de archivo de la infraestructura, recursos y personal suficientes para garantizar una adecuada gestión, custodia, conservación y puesta en valor del patrimonio documental universitario con el objetivo de asegurar que dicho patrimonio quede al servicio de la propia universidad y de la sociedad en general.